真正的无纸化会议 更高效的会议管理
会前会后®(Azeus Convene®)是一款助力企业更高效管理的无纸化会议系统,公司总部位于中国香港,在新加坡主板上市交易。
作为一款功能强大的会议管理工具,会前会后无纸化会议系统涵盖了会前、会中、会后全流程的无纸化会议管理与服务,为企业提供一站式无纸化会议解决方案。截至目前,会前会后无纸化会议系统已在全球100多个国家备受信赖,遍布欧洲、亚太地区、美洲、非洲和中东地区。客户包括各国政府、富时100强公司、财富500强公司、教育行业、金融机构、非盈利组织等。
那么,会前会后无纸化会议系统是如何做到真正的会议全流程无纸化的呢?无纸化会议相比传统会议真的更加高效方便吗?下面就带大家从“会前”、“会中”、“会后”分别来分析会前会后提供的无纸化功能支持~
会前准备工作是否充分,是决定会议能否成功的关键环节。为了确保会前准备工作严谨周全,要求会议组织者必须精心准备、周密安排、协调配合、有序高效。然而传统会议的筹备过程中,却有一些问题沉积已久、难以忽视,包括:
1.会议通知流程繁琐:
拟定通知、下发通知到与会者邮箱等,一旦通知有改动,比如需要新增加参会人员,需要重新拟定通知并重新发送,流程繁琐。
2.会议提醒不便:
在会议召开前一天,为保证参会人员到场,需邮件或电话再次提醒参会人员到会,占用大量工作时间。
3.纸质会议文件打印分发困难:
会议文件动辄千页,打印装订困难,一旦文件内容有改动,文件需要重新打印并重新装订,工作效率低下。
4.纸质会议文件携带不便:
与会人员在会议召开前,需要提前浏览并批注会议文件,做好参会准备。纸质文件携带困难,批注起来十分不方便。
5.纸质会议文件无法保证文件安全:
纸质文件容易丢失,且随手放置,容易被外人看到内容,无法保证文件安全。
……
会前会后无纸化会议系统在“会前”阶段提供的无纸化功能支持,完美解决了以上传统会议痛点:
一、发送会议通知:
1. 会议基本信息编辑:
无需亲自拟定会议通知文件并发送与会者邮箱,在后台可直接添加会议基本信息并一键发布,包括会议标题、时间、地点、参会人员、会议议程等。通知内容如有改动,随时修改,将实时同步到与会人员应用端,更方便快捷。
2. 设置会议提醒:
无需提前发邮件或者电联通知/提醒参会人员到会,到时间后软件内便可自动提醒;页面更直观简洁,好上手。
3. 添加投票表决:
传统的线下投票方式弊端明显,比如举手表决中投票人容易受到从众心理影响,且投票人数过多时难以计票。传统线下匿名投票,又增加了暗箱操作的可能。随着科技互联网的不断发展,利用互联网来进行线上投票渐渐走入公众视野。然而各大线上投票软件要么操作复杂,要么无法实现不记名投票,功能不完善不成熟。选择一个操作便捷、安全可靠、功能强大,能够实现记名与不记名投票的软件系统至关重要。
在会前会后后台,可针对议题添加投票表决,设置记名/不记名投票。在会议召开时,软件内可直接进行投票,操作简单,投票结果直观呈现。投票结束后,投票结果也无需打印出来逐一让参会人员签字,后台自动生成每位参会人员的投票汇总页,让参会人员针对本次会议所有投票结果电子签字确认,确保结果真实有效。保证了投票结果公平公正,解决了一直以来传统会议投票弊端~
二、电子版会前文件:更高效便捷
1. 省去打印分发纸质材料麻烦:
传统会议召开,会议组织者需要在会前打印并分发大量的会议文件材料,一场会议下来几乎要打印上千张纸,不但造成纸张浪费,还消耗了大量墨盒和纸张的成本。最重要的是,占用了大量会议组织者的工作时间,工作效率低下。
用会前会后无纸化会议系统,可上传电子版会前文件材料,参会人员可直接浏览并下载文件材料,省去了打印的时间,省时又省力,提高工作效率。
2. 浏览及批注文件更方便:
传统纸质会议文件,需要翻阅几百张纸质材料,浏览起来不顺畅。如果需要做文件批注,无论走何处都要随身携带纸质文件,携带起来也不方便。
用会前会后无纸化会议系统,参会人员可以随时下载会议文件到桌面,并在文件上做电子化批注,批注可以永久保存。只要随身移动设备里安装了会前会后应用程序,走到哪里都能进行文件批注!会前会后同时支持在没有网络的情况下批注文件,一旦联网,批注就会自动更新,十分便捷高效!帮助与会者充足做好会前准备。
3. 文件更新方便快捷:
传统会议召开,会议组织者辛苦打印并装订好上千张纸质会前材料,一旦文件有改动需要更新,上千张纸质文件可能都要作废,重新打印并装订,十分麻烦。
用会前会后无纸化会议系统,可以随时上传更新版本的电子文件材料,实时同步到参会者应用端,同时旧版本文件及文件上的批注不会被删除,可以供参会人员参考。
4. 可进行浏览及下载权限设置:
传统会议召开,会议议程及纸质版文件总难做到完全保密。应用会前会后无纸化会议系统,可以针对会议议程及文件材料设置浏览及下载权限,也可以设置文件水印,全方位保护文件安全~