会前会后全流程无纸化会议支持之——无纸化会前支持

真正的无纸化会议更高效的会议管理

会前会后®（Azeus Convene®）是一款助力企业更高效管理的无纸化会议系统，公司总部位于中国香港，在新加坡主板上市交易。
作为一款功能强大的会议管理工具，会前会后无纸化会议系统涵盖了会前、会中、会后全流程的无纸化会议管理与服务，为企业提供一站式无纸化会议解决方案。截至目前，会前会后无纸化会议系统已在全球100多个国家备受信赖，遍布欧洲、亚太地区、美洲、非洲和中东地区。客户包括各国政府、富时100强公司、财富500强公司、教育行业、金融机构、非盈利组织等。
那么，会前会后无纸化会议系统是如何做到真正的会议全流程无纸化的呢？无纸化会议相比传统会议真的更加高效方便吗？下面就带大家从“会前”、“会中”、“会后”分别来分析会前会后提供的无纸化功能支持~

会前准备工作是否充分，是决定会议能否成功的关键环节。为了确保会前准备工作严谨周全，要求会议组织者必须精心准备、周密安排、协调配合、有序高效。然而传统会议的筹备过程中，却有一些问题沉积已久、难以忽视，包括：

1.会议通知流程繁琐：

拟定通知、下发通知到与会者邮箱等，一旦通知有改动，比如需要新增加参会人员，需要重新拟定通知并重新发送，流程繁琐。

2.会议提醒不便：

在会议召开前一天，为保证参会人员到场，需邮件或电话再次提醒参会人员到会，占用大量工作时间。

3.纸质会议文件打印分发困难：

会议文件动辄千页，打印装订困难，一旦文件内容有改动，文件需要重新打印并重新装订，工作效率低下。

4．纸质会议文件携带不便：

与会人员在会议召开前，需要提前浏览并批注会议文件，做好参会准备。纸质文件携带困难，批注起来十分不方便。

5.纸质会议文件无法保证文件安全：

纸质文件容易丢失，且随手放置，容易被外人看到内容，无法保证文件安全。

……

会前会后无纸化会议系统在“会前”阶段提供的无纸化功能支持，完美解决了以上传统会议痛点：

一、发送会议通知：

1. 会议基本信息编辑：

无需亲自拟定会议通知文件并发送与会者邮箱，在后台可直接添加会议基本信息并一键发布，包括会议标题、时间、地点、参会人员、会议议程等。通知内容如有改动，随时修改，将实时同步到与会人员应用端，更方便快捷。

2. 设置会议提醒：

无需提前发邮件或者电联通知/提醒参会人员到会，到时间后软件内便可自动提醒；页面更直观简洁，好上手。

3. 添加投票表决：

传统的线下投票方式弊端明显，比如举手表决中投票人容易受到从众心理影响，且投票人数过多时难以计票。传统线下匿名投票，又增加了暗箱操作的可能。随着科技互联网的不断发展，利用互联网来进行线上投票渐渐走入公众视野。然而各大线上投票软件要么操作复杂，要么无法实现不记名投票，功能不完善不成熟。选择一个操作便捷、安全可靠、功能强大，能够实现记名与不记名投票的软件系统至关重要。

在会前会后后台，可针对议题添加投票表决，设置记名/不记名投票。在会议召开时，软件内可直接进行投票，操作简单，投票结果直观呈现。投票结束后，投票结果也无需打印出来逐一让参会人员签字，后台自动生成每位参会人员的投票汇总页，让参会人员针对本次会议所有投票结果电子签字确认，确保结果真实有效。保证了投票结果公平公正，解决了一直以来传统会议投票弊端~