会前会后全流程无纸化会议支持之——无纸化会后支持

真正的无纸化会议 更高效的会议管理

会前会后®（Azeus Convene®）是一款助力企业更高效管理的无纸化会议系统，公司总部位于中国香港，在新加坡主板上市交易。

作为一款功能强大的会议管理工具，会前会后无纸化会议系统涵盖了会前、会中、会后全流程的无纸化会议管理与服务，为企业提供一站式无纸化会议解决方案。截至目前，会前会后无纸化会议系统已在全球100多个国家备受信赖，遍布欧洲、亚太地区、美洲、非洲和中东地区。客户包括各国政府、富时100强公司、财富500强公司、教育行业、金融机构、非盈利组织等。

那么，会前会后无纸化会议系统是如何做到真正的会议全流程无纸化的呢？无纸化会议相比传统会议真的更加高效方便吗？下面就带大家从“会前”、“会中”、“会后”分别来分析会前会后提供的无纸化会议功能支持~

还在会议上辛苦做会议纪要吗？

还在为会议文件归档整理而烦恼吗？

还在为会后涉密文件的保密工作而担忧吗？

会议能否取得成功,不仅在于会前准备是否充分,会中支持是否周到,还要看会后收尾工作的好坏。一次会议不能因为现场结束了就松了一口气，要适时做好善后工作，让会议善始善终，圆满落幕。

然而在传统会议的“会后”阶段，却经常遇到如下问题：

1. 会议纪要漏项或缺失关键点

发言人语速过快，发言内容太多，很难现场做好会议纪要，多数时候需要靠熬夜加班来补救，最后还常常因为会议纪要漏项或缺失关键信息头疼。

2. 会议文件存储管理不便

传统纸质会议文件不但打印耗费巨大，后期管理存储也非常不便：频繁借阅调用,使文件有损毁、丢失、篡改及窃取的风险；检索效率低下，查找文件困难；受制于地域限制，无法满足异地检索调阅功能；档案室建造成本及维护成本较高；会议文件动辄千页，全部扫描成电子版存档又耗费太多时间和精力……

3. 涉密文件管理不当导致泄密

会后会议组织者忘记回收纸质涉密文件，由参会人员私自留存，导致涉密文件泄密；纸质涉密文件随手放置，被外人看到导致泄密；文件管理人员保密意识淡薄，在涉密文件资料保存、使用及携运过程中，使之陷入泄密风险。以上都是文件保密工作不到位的表现。

……

会前会后无纸化会议系统在“会后”阶段提供的无纸化会议功能支持，完美解决了以上传统会议痛点：

一、一键生成并发送会议纪要

在会议结束后，后台可一键生成并发送会议纪要，会议纪要模板可自主设置，功能方便快捷，省去了传统会议中辛苦做会议纪要的时间成本、人力成本，从此能够更高效的做会议纪要！

二、会议文件无纸化存储，文件管理更高效

1. 一键导出会议电子文件包：

将所有电子版会议文件和资料，包括会议前资料性材料、会议期间形成的决议文件等，保留材料上会议批注，全部打包归拢整理。一键导出到桌面或者“文件库”中。方便参会人员查阅会议文件，更好地领会会议精神。

2.“文件库”功能：

作为安全成熟的共享文件存储库，管理员可随时在其中上传并管理电子会议文件，或在会议结束后直接将会议文件导入文件库，便可实现会议文件共享，方便用户随时随地查阅。无纸化电子文件，解决了纸质文件容易丢失损毁的问题；文件线上检索，方便快捷地进行文件的查询及调阅，无需担心异地无法调阅问题。

三、全方位保护会议涉密文件安全

1. 可限制用户访问及下载文件的权限

在会议结束后，可针对会议涉密文件材料进行访问权限及下载权限设置，从源头上防止会议涉密文件材料泄密事件发生，相比于纸质文件更能杜绝泄密后患。

2. 文件水印设置

会前会后无纸化会议系统可自动为会议文件生成水印，并且可以设置用户不能下载不带水印的文件，安全、简单、快速的防止文件泄露或被人利用，更好的进行涉密文件管理。

3. 审计跟踪

可跟踪系统中每个操作的发起人和执行人，包括所有登录尝试、文件上传、文件下载以及授予用户和用户组权限的操作。

4. 设备遗失

一旦个人设备遗失，会前会后无纸化会议系统可以远程操作清除设备上的数据，保护涉密文件机密不外泄。同时，当检测到猜测密码时，系统也会自动锁定可疑的用户帐户并清除设备缓存数据。

除此之外，会前会后团队定期进行应用程序和基础设施渗透测试，24小时全方位保障系统安全性及稳定性。发展至今，会前会后无纸化会议系统已经成为会议涉密文件坚不可摧、必不可少的“安全卫士”。