真正的无纸化会议 更高效的会议管理
会前会后®(Azeus Convene®)是一款助力企业更高效管理的无纸化会议系统,公司总部位于中国香港,在新加坡主板上市交易。
作为一款功能强大的会议管理工具,会前会后无纸化会议系统涵盖了会前、会中、会后全流程的无纸化会议管理与服务,为企业提供一站式无纸化会议解决方案。截至目前,会前会后无纸化会议系统已在全球100多个国家备受信赖,遍布欧洲、亚太地区、美洲、非洲和中东地区。客户包括各国政府、富时100强公司、财富500强公司、教育行业、金融机构、非盈利组织等。
那么,会前会后无纸化会议系统是如何做到真正的会议全流程无纸化的呢?无纸化会议相比传统会议真的更加高效方便吗?下面就带大家从“会前”、“会中”、“会后”分别来分析会前会后提供的无纸化会议功能支持~
还在会议上辛苦做会议纪要吗?
还在为会议文件归档整理而烦恼吗?
还在为会后涉密文件的保密工作而担忧吗?
会议能否取得成功,不仅在于会前准备是否充分,会中支持是否周到,还要看会后收尾工作的好坏。一次会议不能因为现场结束了就松了一口气,要适时做好善后工作,让会议善始善终,圆满落幕。
然而在传统会议的“会后”阶段,却经常遇到如下问题:
1. 会议纪要漏项或缺失关键点
发言人语速过快,发言内容太多,很难现场做好会议纪要,多数时候需要靠熬夜加班来补救,最后还常常因为会议纪要漏项或缺失关键信息头疼。
2. 会议文件存储管理不便
传统纸质会议文件不但打印耗费巨大,后期管理存储也非常不便:频繁借阅调用,使文件有损毁、丢失、篡改及窃取的风险;检索效率低下,查找文件困难;受制于地域限制,无法满足异地检索调阅功能;档案室建造成本及维护成本较高;会议文件动辄千页,全部扫描成电子版存档又耗费太多时间和精力……
3. 涉密文件管理不当导致泄密
会后会议组织者忘记回收纸质涉密文件,由参会人员私自留存,导致涉密文件泄密;纸质涉密文件随手放置,被外人看到导致泄密;文件管理人员保密意识淡薄,在涉密文件资料保存、使用及携运过程中,使之陷入泄密风险。以上都是文件保密工作不到位的表现。
……
会前会后无纸化会议系统在“会后”阶段提供的无纸化会议功能支持,完美解决了以上传统会议痛点:
一、一键生成并发送会议纪要
在会议结束后,后台可一键生成并发送会议纪要,会议纪要模板可自主设置,功能方便快捷,省去了传统会议中辛苦做会议纪要的时间成本、人力成本,从此能够更高效的做会议纪要!
二、会议文件无纸化存储,文件管理更高效
1. 一键导出会议电子文件包:
将所有电子版会议文件和资料,包括会议前资料性材料、会议期间形成的决议文件等,保留材料上会议批注,全部打包归拢整理。一键导出到桌面或者“文件库”中。方便参会人员查阅会议文件,更好地领会会议精神。
2.“文件库”功能:
作为安全成熟的共享文件存储库,管理员可随时在其中上传并管理电子会议文件,或在会议结束后直接将会议文件导入文件库,便可实现会议文件共享,方便用户随时随地查阅。无纸化电子文件,解决了纸质文件容易丢失损毁的问题;文件线上检索,方便快捷地进行文件的查询及调阅,无需担心异地无法调阅问题。
三、全方位保护会议涉密文件安全
1. 可限制用户访问及下载文件的权限
在会议结束后,可针对会议涉密文件材料进行访问权限及下载权限设置,从源头上防止会议涉密文件材料泄密事件发生,相比于纸质文件更能杜绝泄密后患。
2. 文件水印设置
会前会后无纸化会议系统可自动为会议文件生成水印,并且可以设置用户不能下载不带水印的文件,安全、简单、快速的防止文件泄露或被人利用,更好的进行涉密文件管理。
3. 审计跟踪
可跟踪系统中每个操作的发起人和执行人,包括所有登录尝试、文件上传、文件下载以及授予用户和用户组权限的操作。
4. 设备遗失
一旦个人设备遗失,会前会后无纸化会议系统可以远程操作清除设备上的数据,保护涉密文件机密不外泄。同时,当检测到猜测密码时,系统也会自动锁定可疑的用户帐户并清除设备缓存数据。
除此之外,会前会后团队定期进行应用程序和基础设施渗透测试,24小时全方位保障系统安全性及稳定性。发展至今,会前会后无纸化会议系统已经成为会议涉密文件坚不可摧、必不可少的“安全卫士”。