会前会后全流程无纸化会议支持之——无纸化会中支持

真正的无纸化会议 更高效的会议管理

会前会后®（Azeus Convene®）是一款助力企业更高效管理的无纸化会议系统，公司总部位于中国香港，在新加坡主板上市交易。

作为一款功能强大的会议管理工具，会前会后无纸化会议系统涵盖了会前、会中、会后全流程的无纸化会议管理与服务，为企业提供一站式无纸化会议解决方案。截至目前，会前会后无纸化会议系统已在全球100多个国家备受信赖，遍布欧洲、亚太地区、美洲、非洲和中东地区。客户包括各国政府、富时100强公司、财富500强公司、教育行业、金融机构、非盈利组织等。

那么，会前会后无纸化会议系统是如何做到真正的会议全流程无纸化的呢？无纸化会议相比传统会议真的更加高效方便吗？下面就带大家从“会前”、“会中”、“会后”分别来分析会前会后提供的无纸化功能支持~

传统会议召开的“会中”阶段，我们经常遇到如下问题：

1. 参会人数清点困难

清点到场参会人数容易出错，无法立刻判断谁未到场。传统纸质化签到方式需要制作签到表，还需要与会人员轮流手写签名，十分麻烦。

2. 距离远看不清屏幕

演示信息多集中于传统大屏幕，距离远的参会人员观看困难。在一些董事会会议、高管会议中，参会人员年龄较大，视力弱，也会看不清楚屏幕。

3. 无法现场参会

参会人员因出差或疫情原因在家隔离，无法现场参会。单纯的视频会议又无法解决会议投票及会议文件签字等各种问题。

4. 文件签字流程繁琐

需要现场审批签字的文件，要提前打印好纸质版，并轮流交由参会人员签字，流程繁琐，一旦文件页数过多，打印起来十分不便。会议现场如果有改动，修改后再打印时间也来不及。

5. 投票表决流程繁琐

举手表决容易受从众心理影响，线下匿名投票又增加了暗箱操作的可能。且投票人数过多时，无论哪种投票方式都难以计票。在投票结束后，投票结果还需打印出来，轮流交由参会人员签字确认，流程繁琐，占用大量会议时间。

6.任务落实不到位

会议中口头安排的工作任务容易落实不到位：高管无法实时跟踪任务完成情况，任务分配后石沉大海；秘书督办跟进不力，任务被拖延或者被遗忘；任务负责人工作效率低……

会前会后无纸化会议系统在“会中”阶段提供的无纸化功能支持，完美解决了以上传统会议痛点：

1. 实时统计参会人数

在会前会后无纸化会议系统后台，可以实时看到会议出席情况；在应用端也能看到当前谁在线。实时掌握参会人数情况。

2. 同屏演示，集中注意力

完全无纸化讲解，电子演示稿实时同屏到参会人员终端上，主讲人批注也能同步共享；“激光笔”工具，帮助进行更有效讲解，集中参会人员注意力；会议过程中，参会者可随时进行文件批注，可设置批注私人或共享；“一键更换主讲人”功能，更方便开展会中交流互动。

3. 支持远程会议

可开展线上会议或者线上+线下的混合会议，支持线上投票与电子签等多个无纸化功能，为多地办公、出差、因疫情在家隔离人员提供便利。

4. 电子签功能，方便文件审批

参会人员可直接在需要签字的文件上进行电子签字，如果文件有修改，重新上传即可。省去了传统会议中打印并轮流交由参会人员签字的流程，更方便高效~

5. 线上投票表决，保障结果公正

①在会前会后后台，可针对议题添加投票表决，设置记名/不记名投票。在会议召开时，软件内可直接进行投票，操作简单，投票结果直观呈现。轻松解决了传统会议中难以计票的问题。

②投票结束后，投票结果也无需打印出来逐一让参会人员签字，后台自动生成每位参会人员的投票汇总页，让参会人员针对本次会议所有投票结果电子签字确认，确保结果真实有效。

6. 任务分配实时跟踪，保障落实到位

①会议进行阶段，可针对某项会议议题随时添加“项目跟进”，设置项目负责人、完成时间等信息，还可设置项目提醒，快速发起任务。操作简便，任务分配权责分明。

②各执行人可在“项目跟进”功能中随时查看被分配的任务，任务按建立日或到期日排列，清晰有序，方便任务执行。各执行人可以随时记录任务推进情况，任务发起人可在自己的设备端查看，从而时刻掌握任务进展，保证任务推进效率。