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避免会议内耗,无纸化高管会议进程更加顺畅

forrestyang 发布于 2024-03-07

高管会议在推行无纸化之前暴露出的一些问题,即会中参会者出现的内耗一些行为,这些问题会影响参会者的参会效率和质量,尽管企业在注意到这些问题之后做了一些改变,但这些在会议中出现的内耗行为仍是影响参会者履职的重要因素。

这些会议中的内耗行为不仅会降低会议效率,还可能导致参与者产生挫败感和不满。避免会议内耗,让无纸化高管会议进程更顺畅,便要注意以下几个因素:

内心疲劳

长时间的做一件事情容易产生心里疲劳,削减最初的热情和兴趣。尤其是在会议进行时,长时间的同一坐姿与视角、严肃的环境氛围等方面,会让参会者产生疲惫与困倦的状态,难以调动注意力并集中到会议上。

沟通障碍

当参会者之间缺少共同的意义空间,就会存在语言障碍、理解障碍等问题,沟通也会变得困难。不同文化背景、不同工作经历、不同思维模式或不同表达方式的参会者在进行思想的碰撞时,易产生误解,阻碍有效沟通。

避免会议内耗,无纸化高管会议进程更加顺畅插图

决策僵局   

若涉及某一议题参会者无法达成共识或决策过程冗长、复杂,会议决策可能会陷入僵局,不同意见相互拉扯,尤其在这个过程中相同的理由反复陈述时,参会者容易产生对信息的“拒收”心理。这不仅会削弱与会者的动力和参与度,还可能对组织的决策效率和竞争力产生负面影响。                                                                                  

消极参与

没有鼓励积极参与讨论与决策的措施,在以决策为主要目标的会议中,参会者的消极参与就会拉低会议的质量与效果。 消极的参与态度降低参会者的积极性,产生参会者成为被动接收信息的结果。

这些内耗行为会消耗团队的时间、精力提及其他资源,影响会议进程和效率,甚至阻碍会议结果的质量与会后落实的成果。

避免会议内耗,无纸化高管会议进程更加顺畅插图1

避免会议中出现内耗行为,要促进有效的沟通,建立良好的沟通机制,鼓励参会者积极发言、提问和反馈,为其提供便捷有效的会中沟通交流渠道。同时,会前向参会者明确会议的任务与目标,议程与会议流程,并建立行之有效的决策机制,确保决策过程高效、公正、透明,并在过程中提高与会者的参与感和投入度。

开启无纸化高管会议,会前会后提供以下解决方案,助力企业完成会议无纸化的平稳过渡:

会前:向参会人员发送电子版会议文件,提前随会议通知发送到参会人员个人设备上,参会人员可提前浏览并在材料上做批注,为会议做好充分准备。 

会中:会中演示功能有文件同屏与自由翻页,参会人员无需观看投影屏幕,只需浏览自己个人设备即可,更好的接收会议内容;同步批注、激光笔等功能,让参会人员集中注意力,防止会议走神。同时还有一键更换主讲人、项目跟进、投票表决、文件审批等功能,全流程无纸化支持,减少了繁琐复杂的流程,如投票环节,只需在应用内线上投票,投票结果实时呈现,省去了计票流程,会议节奏更高效

会后:一键生成会议纪要与会议文件包,会议文件及批注可永久留存,方便会后参会人员重新回顾会议内容,更深的领悟并传达会议精神,不会出现会议内容一知半解的情况;“文件库”功能,为会议文件存储及共享提供了安全的云平台,方便用户检索,且文件安全性有多重保障。

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