会前会后无纸化会议系统为企业会议带来的便利(三)

forrestyang 发布于 2022-02-25

会前会后无纸化会议系统为企业会议带来的便利(三)插图

会前会后无纸化会议系统作为一款功能强大的会议管理工具,致力于为企业提供一站式无纸化会议解决方案,让企业会议更加高效便利。会前会后无纸化会议系统公司总部位于中国香港,在新加坡主板上市交易。截至目前,已在全球100多个国家备受信赖,遍布欧洲、亚太地区、美洲、非洲和中东地区。客户包括各国政府、富时100强公司、财富500强公司、教育行业、金融机构、非盈利组织等。

案例证明,会前会后无纸化会议系统能够切实解决传统会议中多项问题,为参会人员以及会议组织者带来便利,提升会议效率及会议质量。

本文为“会前会后无纸化会议系统能为企业会议带来的便利”系列之三,承接系列一、二的场景,继续深入探究会议中可能遇到的问题与会前会后提供的解决方案:

会前会后无纸化会议系统为企业会议带来的便利(三)插图1

场景十:

企业一般使用邮箱来下发会议通知与发送会议文件,包括会前需要参会人员浏览的背景材料与会后下发的会议纪要。然而邮箱每日发送出去的邮件数量十分多,当想要检索哪场会议及会议文件的时候,很难立刻从几百封邮件内检索到,使用邮箱很不方便。

使用会前会后: 

从“会议室”功能中可以查看到昔日参加的所有会议列表,点进去任意一场会议,便能查看到那场会议的会议文件、文件批注、投票情况等所有会议流程。

在“文件库”功能中,可以通过从会议或者从本地中导入会议文件的形式,实现所有会议文件的共享与安全存储,方便快捷的进行文件的查询及调阅。

场景十一:

在会议中口头安排的工作任务,由于高管无法实时跟踪任务完成情况,任务负责人工作效率低,秘书督办跟进不力,很容易造成任务被拖延或者执行效果差,对企业发展不利。

使用会前会后: 

会议进行阶段,可针对某项议题随时添加“项目跟进”,设置项目负责人、完成时间等信息,还可设置项目提醒,快速发起任务,任务分配权责分明;各执行人可在“项目跟进”功能中随时查看被分配的任务,任务按建立日或到期日排列,清晰有序,方便执行;各执行人可随时记录任务推进情况,任务发起人可在自己的设备端查看,从而时刻掌握任务进展,保证任务推进效率。

综上,会前会后无纸化会议系统提供一整套成熟的任务执行解决方案,保障企业会议决策的圆满落地。

场景十二:

企业会议中,有时涉及到投票表决的会议流程。举手表决的形式容易让人受从众心理影响,投票结果不公正,因此企业往往采用线下匿名投票的方式进行。会议组织者需要现场收票计票,经反复校验才能公布,这个过程耗时长,占用大量会议时间。

使用会前会后:

在后台可针对议题添加投票表决,设置记名/不记名投票。在会议召开时,软件内可直接进行投票,操作简单,投票结果立即直观呈现。轻松解决了传统会议中计票耗时长的问题。

投票结束后,投票结果也无需打印出来逐一让参会人员签字,后台自动生成每位参会人员的投票汇总页,让参会人员针对本次会议所有投票结果电子签字确认,确保结果真实有效。

会前会后无纸化会议系统为企业会议带来的便利(三)插图2

场景十三:

需要在会议现场审批签字的文件,要提前打印好纸质版,并轮流交由参会人员签字,流程十分繁琐。当文件页数过多时,打印起来十分不便;如果会议现场对文件有改动,修改后再打印也耽误大量会议时间。

使用会前会后: 

参会人员可同时在需要签字的电子文件上进行签字。如果文件有修改,重新上传电子版即可。省去了传统会议中打印并轮流交由参会人员签字的流程,更方便高效!

会前会后无纸化会议系统为企业会议带来的便利(三)插图3

场景十四:

在会后落地执行阶段,参会人员想要回顾会议指示与精神,通过浏览会议纪要的方式效果并不好,因为有很多会议中细节在纪要中并没有记录。单纯的一味依靠会议纪要来领会会议精神不可取。

使用会前会后:

将所有电子版会议文件,包括会议前资料性材料、会议中形成的决议、会后会议纪要等,保留文件批注,全部打包整理成pdf文件,一键导出到桌面或者“文件库”中。方便参会人员浏览所有会议文件,回顾会议流程细节,更好的领会并贯彻会议精神。

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