会前会后无纸化会议系统为企业会议带来的便利（三）

会前会后无纸化会议系统作为一款功能强大的会议管理工具，致力于为企业提供一站式无纸化会议解决方案，让企业会议更加高效便利。会前会后无纸化会议系统公司总部位于中国香港，在新加坡主板上市交易。截至目前，已在全球100多个国家备受信赖，遍布欧洲、亚太地区、美洲、非洲和中东地区。客户包括各国政府、富时100强公司、财富500强公司、教育行业、金融机构、非盈利组织等。

案例证明，会前会后无纸化会议系统能够切实解决传统会议中多项问题，为参会人员以及会议组织者带来便利，提升会议效率及会议质量。

本文为“会前会后无纸化会议系统能为企业会议带来的便利”系列之三，承接系列一、二的场景，继续深入探究会议中可能遇到的问题与会前会后提供的解决方案：

场景十：

企业一般使用邮箱来下发会议通知与发送会议文件，包括会前需要参会人员浏览的背景材料与会后下发的会议纪要。然而邮箱每日发送出去的邮件数量十分多，当想要检索哪场会议及会议文件的时候，很难立刻从几百封邮件内检索到，使用邮箱很不方便。

使用会前会后： 

从“会议室”功能中可以查看到昔日参加的所有会议列表，点进去任意一场会议，便能查看到那场会议的会议文件、文件批注、投票情况等所有会议流程。

在“文件库”功能中，可以通过从会议或者从本地中导入会议文件的形式，实现所有会议文件的共享与安全存储，方便快捷的进行文件的查询及调阅。

场景十一：

在会议中口头安排的工作任务，由于高管无法实时跟踪任务完成情况，任务负责人工作效率低，秘书督办跟进不力，很容易造成任务被拖延或者执行效果差，对企业发展不利。

使用会前会后： 

会议进行阶段，可针对某项议题随时添加“项目跟进”，设置项目负责人、完成时间等信息，还可设置项目提醒，快速发起任务，任务分配权责分明；各执行人可在“项目跟进”功能中随时查看被分配的任务，任务按建立日或到期日排列，清晰有序，方便执行；各执行人可随时记录任务推进情况，任务发起人可在自己的设备端查看，从而时刻掌握任务进展，保证任务推进效率。

综上，会前会后无纸化会议系统提供一整套成熟的任务执行解决方案，保障企业会议决策的圆满落地。

场景十二：

企业会议中，有时涉及到投票表决的会议流程。举手表决的形式容易让人受从众心理影响，投票结果不公正，因此企业往往采用线下匿名投票的方式进行。会议组织者需要现场收票计票，经反复校验才能公布，这个过程耗时长，占用大量会议时间。

使用会前会后：

在后台可针对议题添加投票表决，设置记名/不记名投票。在会议召开时，软件内可直接进行投票，操作简单，投票结果立即直观呈现。轻松解决了传统会议中计票耗时长的问题。

投票结束后，投票结果也无需打印出来逐一让参会人员签字，后台自动生成每位参会人员的投票汇总页，让参会人员针对本次会议所有投票结果电子签字确认，确保结果真实有效。

场景十三：

需要在会议现场审批签字的文件，要提前打印好纸质版，并轮流交由参会人员签字，流程十分繁琐。当文件页数过多时，打印起来十分不便；如果会议现场对文件有改动，修改后再打印也耽误大量会议时间。

使用会前会后： 

参会人员可同时在需要签字的电子文件上进行签字。如果文件有修改，重新上传电子版即可。省去了传统会议中打印并轮流交由参会人员签字的流程，更方便高效！

场景十四：

在会后落地执行阶段，参会人员想要回顾会议指示与精神，通过浏览会议纪要的方式效果并不好，因为有很多会议中细节在纪要中并没有记录。单纯的一味依靠会议纪要来领会会议精神不可取。

使用会前会后：

将所有电子版会议文件，包括会议前资料性材料、会议中形成的决议、会后会议纪要等，保留文件批注，全部打包整理成pdf文件，一键导出到桌面或者“文件库”中。方便参会人员浏览所有会议文件，回顾会议流程细节，更好的领会并贯彻会议精神。