会中切换主讲人是很常见的事情,尤其是在一场会议中有多个议题中。不同的汇报者在汇报时都会成为暂时的主讲人。而当会议主讲人、主持人角色重合时, 则十分容易出现复杂的问题:
例如,不熟悉会议软件的使用,不同发言人之间连接不上而打破流畅的会议秩序。
主讲人的切换往往是会议不同环节的承接。会议的第一部分结束,由下一个汇报者汇报下一部分内容时,主讲人的角色发生更换。但是在不熟悉的会议软件操作情况下,不同发言人之间很难流畅的连接起来,会议不得不中断或搁置等待再次开始。随着原本设置的会议议题顺序流畅地进行,突然被打断,势必会影响会议进程的流畅度以及参会者的心理状态。
有时,错误的操作终止进行中的会议。
在很多会议软件中,暂代主持人的汇报者退出后会议就会自动结束。无论是误触还是不熟悉会议系统的使用,结果都是会导致会议中断。会议一旦中断,不但会影响会议录制,还会影响参会者的时间安排。
同时,不同主讲人的勾画批注无法在一处显示。
现有会议软件大多是通过共享屏幕的方式连接参会者的屏幕,无论是其中的共享屏幕还是共享白板,都是给参会者“看”的,参会者不能共享彼此白板上的勾勾画画。第二个人打开共享白板又是一块崭新空白的白板,上一位在共享白板展示的内容只留在了它自己的白板上。
不少会议组织者希望在交接会议角色时,能够更顺畅的交接,而非在技术、使用上有过多的阻碍。或者是共用一块白板,或者是在一份白板上批注注释,或是在角色的传递和使用方面能够更加透明,更加便利。