会前一般要准备大量的文件,尤其是在召开董事会会议时。打印和销毁都需要大量的时间,既要确保没有遗漏文件,又要保证这些文件已经安全或完整的被打印或者销毁了。
碎纸机—销毁文件时间长
文件粉碎是一件很费时的事,尤其为保证碎纸机可以安全流畅的使用,一段时间便要休息一次,碎纸不仅占用了大量的时间,还要因为碎纸机时断时续的工作而不断浪费时间。
线上销毁文件—存在安全性风险
线上销毁文件的安全隐患在于“是否已经真正的将文件销毁了”。是否因为没粉碎彻底而被网络高手还原,是否受到网络攻击而被盗取文件,是否因为操作不当而导致文件仍停留在电脑深处的文件夹。
文件销毁不彻底导致资料泄露
无论是纸质文件还是电子文件都会存在文件销毁不彻底的状况。传统会议模式下的会议结束后,当会后资料回收人员不清楚会前有多少资料准备,因此在回收时也无法从数量上控制,极易造成资料泄漏丢失的情况。
如今,为了保证信息是安全的,会议是保密的,不少企业要求会后资料彻底销毁。在董事会会议中,一位董事的文件就要几百页,这使得整个董事会的会议文件无论是打印还是销毁都需要大量的时间和精力,还要安排专人看守。通过数字化的方式,文件的销毁、分发变得简单了很多,董事会无需在此项任务上花费那样长的时间。