会前会后董事会门户的文件管理攻略，看这一篇就够了

会前会后是以文件为核心的董事会门户管理系统，让文档在用户之间更容易传递，实时完成文件传输与更新，董事可以在信息更新时立即查阅信息。实现环环相扣的文件上传与分发、审阅与决议、存储与管理、协作与交流的文件工作流。

主要功能

系统文件库

它能够集中存储、统筹管理董事会日常工作或会议中的文件，作为董事会统一的信息中心，在任何需要董事会的文件时，都能够方便管理员快速查找文件以及董事会成员来自不同地区的在线访问。

文件批注

在文件上做批注可通过设定私人注释或共享注释区分注释是否公开。参会者基于同一文件实时批注，并实时同步至每一位参会者的文件上，这样是以文件为白板，在文件的PDF格式上批注，不会改变原有的文件内容。

笔记工具

通过多种笔记工具注释文件，比如高亮笔、激光笔、钢笔等，注释方式有文字框，便利贴等等。妥帖安排观点、意见、疑问、文件重点等不同想法以不同的方式体现在文件上，注释永久保存，实时查看，一目了然。

文件权限

文件权限设置能够预先设定文件的下载、浏览、定期删除等设置的对象和范围。在一些涉密文件中，文件权限能够设定文件的可视范围，保护文件公开在有限范围的视线里，控制文件的流动。

解决董事会哪些问题？

1、远程会议的参会者协作

2、会中投票、签字的记录保存和统计

3、会中同屏不影响参会者自由浏览文件

4、取代纸质打印文件，参会成员在平板中查看、浏览会议材料

5、随时查看董事会文件信息

6、快速导出会议记录、投票结果，按预先的设置模板化输出

7、页面导航清晰、操作简单，减少董事学习时间

8、会议任务创建，一键发送会议通知

9、避免下发文件后，文件存储至本地导致文件外泄

产品优势

1、文件快速搜索，自助文档访问

2、董事会文件统一存储，收发归集

3、无需打印纸质文件，文件工作线上完成

4、远程会议文件协作，弥补远程会议文件协作软件工具空白

5、所有参会者集中在一份文件上注释

6、视频会议、会议同屏与成员自由浏览文件并行，互不影响

7、适用于多种会议形式下、任何移动设备中，灵活安装

曾与一个客户交谈时，客户表示“我们公司想要一个平台可以统一的管理我们的董事会会议文件，不再局限于那些繁杂的纸质的文件，那样效率太低了。”提高董事会文件工作的效率，提升董事远程文件协作能力，改善董事会的文件管理、收发归集，会前会后的使用有益于董事会相关的每一位成员、每一位工作者。