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董事会会议怎么开?如何辅助参会董事积极表达?

forrestyang 发布于 2024-05-10

董事会是公司治理的核心,是公司的最高决策主体。董事会会议是发挥职能的主要途径之一,董事会运作的核心问题在于举行董事会会议。董事会会议提供了一个契机,即所有董事可以聚集起来就某个重要问题进行集中的讨论和决策。

董事会会议召开的流程

按照公司法规定在每个公司年度内董事会至少要召集两次会议,每次会议都应当在会议召开十日以前通知全部董事和监事。董事会召开会议的最低频率不低于每年度两次,新公司法中明确董事会的会议和表决可以采用电子通信方式。在企业实践中应用的方式主要有现场决议会议形式、通讯决议会议形式或以上两种方式结合使用。

董事会会议怎么开?如何辅助参会董事积极表达?插图

在上市公司中,董事会掌握着企业的决策大权,董事会以董事会会议为核心形式行使权力并开展相关工作。总体上,董事会会议可从会议召集和会议召开两部分来准备,会议召集部分包含会议提议、会议时间及需审议事项的提案、会议通知发出等,会议召开包括现场会议和通讯会议,会议签到、提前向到会人员发送议程和文件、审议各议案或事项、表决投票、宣布表决结果和会议决议、签署会议文件、导出会议纪要等。

让会议更高效的董事会会议工具

在现场会议中加入通讯会议,在董事会会议中变得更加普遍。董事会不仅需要升级现场会议,还需要在会议中加强以不同参会方式参会的董事的互动,满足参会董事间的线上协作。以往有学者认为,以通讯方式组织董事会会议不利于董事之间的交流与讨论信息的优先性,这会影响到董事参与决策的质量。但随着技术手段的进步,董事会会议工具能够帮助会议组织者面对董事会会议中不断增长的功能需求、解决场景问题、以及为可能突然发生的情况做预案,保障会议正常、流畅的运行。

会前会后董事会会议工具:促进参会董事的积极表达

在审议重大事项时,有效沟通有助于参会董事在决策上达成共识,提高决策效率和效果。匹配的数字化会议工具能够满足不同高管、不同类型董事的需求,让参会高管董事在安全、高效、舒适的环境下工作。

董事会会议怎么开?如何辅助参会董事积极表达?插图1

批注共享:共享批注实时公示

参会董事会前会中随时可在文件上批注,共享批注模式下,每一位参会董事所做的批注都能够实时同步到其他参会董事的文件上,方便其他董事了解想法或建议的上传下达。

信息对称:充分信息支撑决策

参会董事接收充分的文件信息支撑着决策,董事有权获得公司内所有可以获得的完全、准确和合适的信息,以保证职能履行。

会前交流:自由选择群组对话

会前会中一些非正式的沟通可能只在个别董事中进行。除了所有董事在文件上批注一起交流,参会董事可以在董事会会议文件上相应位置处选择群组对话,勾选对话对象,即可实现两人或多人的沟通。对话记录凝缩成图标,记录在文件的相应位置。

履职留痕:操作记录永久保存

参会董事的每一步操作皆有记录,会前会后系统记录着董事发表的观点、会议议程的进程与结果、会议过程的完整性等。这些记录能可作为衡量评估董事履职的重要信息,永久保存每一位董事的履职记录。 会前会后系统有助于更高效的组织董事会会议,会前使准备工作变得更迅速,会中加强董事互动、加强科学决策,会后快速导出会议纪要、存储会议文件等。连接会议现场与远程参会的高管,会中实时交流沟通,投票决议、线上签字,会议同屏,提升高管参会的舒适体验。

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