在封闭的董事会通讯会议环境内，如何安置董事会临时参会人员？

董事会的成员是固定的，因此一般董事会会议人数是基本固定的。但有时，一些高管需要列席董事会会议旁听，或需要工作人员对会议议程进行汇报，他们并非每次董事会会议都会参加，只是在特定的时间临时加入到董事会会议中。在通讯环境下使用会前会后，怎样安置这些临时参会人员呢？

封闭的董事会通讯会议环境

会前会后是一个封闭性的董事会门户，与一般的线上视频会议不同，它不是通过会议链接或邀请码入会的线上会议。会前会后需要管理员在创建会议时，填写会议基本信息，包含参会时间、参会人员以及会议议程环节等内容。只有参会者才能收到会议信息并在会议时间参会，不是参会者即使是董事会中的成员也不会收到会议通知。

文件保存在封闭的环境中

文件权限

董事会的一切信息都在董事会门户中，只有拥有本组织的账号，才能查看董事会中的文件材料。参会者存取会议文件也需要管理员赋予权限的。管理员可预先设置文件的存取权限，让文件只能公开在预先设置的范围中。

文件保存

涉密文件下发时，为了保护信息不被泄露，文件总是被回收销毁。但线上的文件一旦下发，无论是以微信还是邮件的方式，当参会者下载文件保存到本地时，涉密文件便难以收回。在董事会门户中的文件通过加密算法下载到本地也只能在系统中打开，用户端下载文件不会超出系统之外的范围。

为临时参会人员准备机动账户

会前会后封闭的会议环境保证与会无关人员无法自由出入会议室。会议室中的与会者入会前都会被赋予不同的角色以及相应的权限。为临时参会人员分配账户，设定参会角色，便于为其设置会中权限以及审计跟踪。

预备机动账号分配给临时参会的成员，这些临时参会的参会者有些是汇报议程的工作人员，有些是旁听会议的高管。一些临时参会者只需要参加会议的部分环节，其他环节是不可见的；一些临时参会者无需参加投票决策或浏览文件，为其分配机动账户可以根据其会议角色设定对应权限。