提升会议效果的办法——如何合理安排会议时间？

会议对于企业业务发展至关重要，然而在企业安排会议的过程中，选择一个合适的会议时间却不是那么容易的。一个合适的开会时间无疑会提高会议质量与会议效果，因此，企业必须了解会议管理中“时间管理”的相关技巧，找到合理的时间并召开适时的会议，才能调动参会人员积极性，有效推动企业会议决策圆满落地执行。

针对于此，本文列出了会议时间管理相关技巧，一起来看看吧！

一、科学的安排会议召开时间

会议时间管理，首先需了解一天当中什么时候开会最为妥当。上午人们往往神清气爽，注意力集中，比较适合开会。随着时间和精力的逐渐消耗，越靠近下班时间人就会显得越焦躁疲倦，因此我们可以将会议时间尽量安排在上午。

其次，在刚上班和即将下班的半个小时，人的注意力会不集中，因此重要会议最好不要安排在这个时间段。

最后，开会还应该考虑一些自然因素，比如天气情况、气温情况等，设备设施情况也应该注意考虑，以免受不可抗力因素影响，参会者心情低落、消极，从而没有办法专注开会。

二、向参会人员征询会议召开时间

会议安排要考虑参会人员是否有时间参会，可以提前征询，确保决策者和大多数会议参与者能够出席。要以人为本，如果不是重要的紧急情况，最好避开节日等特殊日期或下班后等时间，尤其是需要全员参与的会议。

三、会议模式可以灵活多样

遇到参会人员突然出差等突发情况，可以调整会议召开模式，比如由现场面对面会议向线上会议或者线上线下一起的混合会议模式转变，灵活多样的会议模式将确保会议的顺利举行。并且，线上会议的模式给会议召开的时间提供了很大的自由度，会议组织者可以选择任何时间举行会议，无论参会人员身在何处，都能随时随地参会。

四、了解参会人员所在时区

线上远程会议可以让世界各地的人们同时参会，但是，通常很容易让人忘记参会人员所在的时区。合理的时间管理要求会议组织者选择适合每个人的时间开会，也许有的参会人员很乐意凌晨三点开会，但如果他们过度劳累，可能不会专注于会议内容。

五、科学的拟定会议持续时间

相关测试表明，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过这个时间，人最容易精神分散，超过90分钟则普遍感到疲倦，所以应该掌控好会议时间，做好会议时间管理。

尤其参会人员发言时，应该把握好发言时间，避免冗长枯燥的发言。主持人也要果断提醒，掌控议程，不能听之任之，让时间无限延后，造成时间浪费。

六、尽早发出通知

通知开会要有提前量，让每个参会人员都做好充分的参会准备。原则上讲，一般的会议至少要提前一天通知与会者，越重要的会议提前的日期越多。同时要将会议议程、会议背景材料等随通知一起提前发送给参会人员，让其知道会议中要讨论哪些事项，做好会议准备。如果为时已晚，参会人员可能无法提前了解会议内容，会议中一两个小时的时间也无法形成深思熟虑后的有效决策，会议效果大打折扣。

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借助会前会后无纸化会议系统，可以一键发送会议通知，包括会议时间、地点、议程以及会议背景资料，全部发送至参会人员应用端。参会人员无论走到哪里，都可以利用移动设备，在会议背景材料上做电子批注，以便充分做好会议准备。同时会前会后支持全流程无纸化线上会议，让企业摆脱会议室束缚，实现随时随地开会的会议自由，助力会议组织者轻松应对会议时间管理问题。

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