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先沟通再上会,意见沟通如何能影响决策质量?

forrestyang 发布于 2023-12-07

会前的充分沟通是影响会议决策质量的重要因素,这已成为众多企业的共识。“不沟通不上会,沟通不充分不上会”、“决策前充分审阅、决策时独立表决、决策后督办执行”是不少企业在董事会决议前明确提出的要求。董事会成员往往因为身份、专业、地域等方面差异较大,会前会中缺乏有效的沟通致使其难以决策。

先沟通再上会,意见沟通如何能影响决策质量?插图

董事在会前需要足够的时间、全面的数据和背景资料对会议的议题议案进行审查和比较。在会前与董事会成员/工作人员进行充分的沟通,避免出现缺少信息或信息偏差等问题,再结合专业知识和经验,形成个人决策意见。会前会后为会前沟通提供以下支持:

决策:充分的信息支撑

及时接收全面、准确的信息和数据对董事会决策至关重要。若需要相关资料的内容,董事可以随时打开文件库调取信息。完备的董事会文件库能够缩短董事查找信息的时间和精力,也能为董事之间的信息交流提供足够的信息支撑。董事会工作人员可以随时向董事提供企业最新的资料和背景信息,让每位董事都能充分了解会议的议题议案内容。

借助会前会后,董事将重要文件放入其中,随身携带在智能手机、平板电脑或笔记本电脑里。借助移动设备的便利性,他们可以轻松地查看会议文件,记下笔记,参与文件的讨论,然后进行决策。

沟通:实时的意见交流

有效的沟通方式能够让参与者融入到讨论中并大胆地发表自己的看法。会前会后便签、注释、文字添加以及可选择人员的群组对话等功能,让董事容易加入交流。

在平板上勾画不仅能标注出演讲或接收的重要信息,还能够随时与他人沟通。每位用户手中的移动设备如同电子白板,可以记录或向他人展示自己的想法,同时会上的想法也可以保留在自己的文件上。

先沟通再上会,意见沟通如何能影响决策质量?插图1

思考:持久的笔记留存

多种笔记方式能够为不同的人提供符合各自思考习惯的勾画批注的方式。在文件上所做的笔记,无论是共享的还是私人的,都会保存下来。使用不同的设备登录账号也能随时浏览自己以往在文件所做的笔记。

交流、沟通、批注的痕迹都会留在文件上,这些是董事履职留痕的依据,也是董事决策前真实思考的记录,避免董事盲目决策或跟风决策。

集中:安全的统一平台

管理员通过会前会后集中管理董事会内部文件和沟通,安全快速实现信息传递,并将董事会的沟通集中到一个平台上。董事在平台中面对面、点对点的沟通与互动,既加强了信息的安全性,也省去了在多个应用程序上切换的麻烦。

董事会是集体决策机制,董事会决议的讨论过程很重要。经过对于议题议案的充分了解,董事能够理性的对其发表观点,进行决策。会前充分的沟通可以构筑董事会成员共同的信息基础,避免因为身份差异、地域距离等因素造成的信息不对称情况影响决策效果和质量。

董事会改善沟通可选择的的方式有很多,但是使用会前会后可以同时具备有效、安全、全面等特点,针对性的解决问题。会前会后是一款享誉全球的董事会管理软件通过建立创新的技术解决方案,完善董事会工作机制,提升董事履职效率,帮助董事会成员轻松高效的行权履职与科学决策。

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