董事会文件散乱，董秘董办如何能够集中进行文件管理？

董事会在沟通时，对于部门、项目的文件，通过多种的渠道发送文件给董事，或归集至文件夹中。邮件、OA系统、微信等方式成为董事会传发文件的主要渠道，但因不同的文件有不同发件人和接收人，很多董事会文件的存储、归纳、搜集，都处于一种散乱的状态。

没有单一收发文件的渠道，这给很多的董事会带来了非常大的困扰。尤其在不同的发件人和收件人进行文件传递时，文件经常容易混乱。除此之外，还容易发生这些问题：

1、查找时间损耗

董事会会议通常需要处理大量信息和敏感文件。将不同文件存储于董办员工手中，董事需要时再向其查找，这无疑是增加了董事在寻找文件上的时间。

2、传输归集渠道粗放，散乱不统一，信息安全有顾虑

邮件、OA系统、微信成为董事会收集文件的主要方式。尤其是邮件和微信。这使通信更加方便的同时，也增加了许多烦恼。也有企业选择以不同方式为内外部董事发放文件，对于外部董事用微信和邮件传输文件，内部董事则打印纸质文件。

在董事会的文件流中，包括准备、分发、会议过程以及会后归档等等。每一过程都需要防备信息泄露的风险，这给董事会在文件上增加了许多安全顾虑。

3、历史版本的友好保存，历史记录和版本控制

文件更新后，新文件取代了旧文件，但是旧文件的“底份”仍需要保存。既不能发生新旧版本文件混乱，也不能让旧文件的记录彻底消失。

在改善董事会文件散乱的场景时，会前会后首先为董事会提供一个统一的信息中心，来统一董事会的通信。无论是部门向上汇报文件，还是董秘向董事传输文件，它都能保证这些是在一个平台上进行的。改变通过邮件人与人、点对点的传输，而是所有人与平台的配合，将文件交给平台，大大地提高了工作效率。并且，新旧文件版本不会混乱，董秘也更容易管理，文件也更加安全。