并非所有的议案都要在会议上审批。会外,董事会同样有着文件审批的需求。在以结果为导向的文档工作流中,快速的文件实时审批似乎更有效率。但现有的音视频会议软件只能支撑董事会在会议中进行文件的审阅审批,这使得许多董事会在其他时间审批文件,不得不选择微信或邮件的方式。
一方面,通过微信或邮件发送审阅文件是不安全的。当有文件需要董事审阅时,为了确保董事及时看见并保证安全性,许多文件需要直接发给董事。但有些传给董事的文件并非直接发给董事,而是交给其秘书。这使文件在分发传输的过程中经多人传递,无疑是加大了信息泄露的风险,并且还难以得知信息从何处泄密。
另一方面,难以追踪到文件审批的状态,这会因流程不明确而引发结果的信任危机。不同的文件有不同的需求,有的文件董事阅览即可,有的文件阅后需要回执,有的文件需要签字。而通过微信、邮件等渠道传输文件时,审阅不能留痕,审批不能签字。同时,文件审批状态模糊不仅影响相关人员的工作效率,还会引发焦虑感和对结果不信任、质疑结果的信任危机。
无需通过会议讨论审批的文件,会外一样可以进行文件审批。审阅状态有留痕,审批状态有签字。管理员及时将文件一键分发给董事,董事在平台中进行文件的审批,董事会也可以在文件上备注或留言来交流彼此想法,既节省时间,又提高审批效率。