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组织内同时进行多个会议,管理员如何做好会议管理?

forrestyang 发布于 2024-01-18

在企业组织中,负责组织会议的管理员经常会同时建立多个会议任务,同一时间的不同会议之间可能在产生时间、地点、与参会人员的冲突。解决这样的冲突需要对会议进行有效管理,为此,会前会后提供以下方案:

1.赋予会议角色权限

为不同的参会者设置不同的会议角色,当创建会议的组织者无法在会议期间加入会议时,设置其他的工作人员在会议中履行秩序或进行管理。为不同的会议角色安排不同的功能权限,让决策者可投票、列席者可浏览文件、汇报者只能看到本项议程内容。

2.提前创建与上传会议议程、文件

当身负多个会议准备任务时,提前创建会议任务,包括预定会议时间、设置会议议程、上传会议资料等等。提前安排会议的内容与议程,将会议流程嵌入会前会后,形成固有流程与刚性约束,避免会议内容混乱或忙中出错影响会议质量。

组织内同时进行多个会议,管理员如何做好会议管理?插图

提前设置会议议程,可以通过“发送会议通知”而向参会者发送会议通知及会议资料,让参会者提前对会议有充足的了解,参会者有疑问之处可以与管理员进行沟通,避免因为会前准备不足发生临场状况。

3.不参加会议,会后也可以浏览讨论记录

 当某位参会者的会议任务产生时间冲突时,无法按时参加会议,可以在会后浏览会议文件、讨论记录和会议纪要,了解会议内容和不同参会者的讨论观点。即使无法参与会中讨论与决策,但仍可以在会前浏览会议文件,在会后浏览会议讨论内容,掌握会议决策的动态。

组织内同时进行多个会议,管理员如何做好会议管理?插图1

解决会议冲突,开启企业高效会议

不同会议在同一时间开会?会议室不充足,难预约?参会者多种形式参会,难管理?若不同会议预定在同一时间产生矛盾,高管可以在会后浏览会议讨论内容和结果,查看会议内容。当会议室不充足或高管未在一地需要线上会议时,参会者可以通过会前会后开启在线无纸化会议,作为一个虚拟会议室,参会者同翻一份文件,共享批注,在线参加讨论并参与集体决策。

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