董事云助力董事高效决议三步走——董事云“云决议”篇

会前会后董事云®（Azeus Convene®）是一款助力董事会更高效管理的数字化系统，公司总部位于中国香港，在新加坡主板上市交易。作为一款功能强大的董事会管理工具，会前会后董事云系统涵盖了会前、会中、会后全流程的管理与服务，为企业提供一站式董事会管理解决方案，从三个方面助力董事高效决议。

构建统一平台，让董事省时省事省力

信息来源单一，节省时间

董事会会议中，董事接收信息的渠道不一会导致信息的不一致，受个人角度的影响而进行信息理解的偏移，从而影响董事在会议中的决策。董事为履行忠实勤勉义务，会前需做足大量准备，对议案进行调查。不同董事的信息来源渠道稍有差异可能造成信息的不对称性，在交流中会产生障碍，影响董事的正常沟通。会前会后董事云可作为可信任的董事会单一信息来源，避免了多方信息来源误导董事会决策。

信息来源单一，会让董事们节省大量的时间，较少耗费在寻找信息和渠道上的时间，大大地提高董事的办公效率。

信息全面真实，节省精力

董事会的电子文件库，可存储大量的文件，会前董秘可以上传文件和议案供董事阅读。董事会的文件所需文件皆可上传至文件库中，董事在文件库中接收文件。作为文件存储平台，可以存纳大量的文件信息供董事及参会者阅读或存放。文件库作为信息存储平台，可存储会议及日常所需集团报告、文件、数据等信息资料，便于线上检索并查阅，有效帮助董事全面了解行业发展动态和企业经营管理情况。

文件存储平台方便内部文件储存、备份，减少移动存储设备的应用，降低存储成本。董事云可以对文件进行审计追踪，提高文件的物理安全性，方便董事办公文件在线预览，资源共享。董事在接受信息时，信息全面且真实，董事减少了寻找的时间，增加了思考的时间，既节省时间，又节省精力。

流程数字赋能，让董事会会议提质增效

决议流程数字化，助力董事做出正确决策

数字赋能董事会流程，减少董事会流程中的繁琐，让董事会流程拨冗从简。从议案通知到会议记录，结合文件库和统一平台提供的全面信息和单一信息源，董事间便于进行信息的交互，针对文件实时讨论，进行信息的沟通和交流，提高决策的质量。决议流程数字化，不仅减少了在流程中浪费的时间与精力，还能增强董事间的信息沟通，帮助董事做出正确的决策。

加速会议流程，完善董事会经营决策制度

疫情的出现加速了企业董事会数字化转型，线上会议与线上线下协同会议新需求的出现提高了使用董事会门户的必要性。董事云作为中国领先的董事会管理系统，不断地迭代更新，满足市场需求，用强大的功能为董事会管理运作提供支持。董事云支持董事会会议内外审议表决，支持董事会成员在会议期间或会议之外进行投票表决，快速得到投票结果，完善董事会日常经营决策模式。

加强审计跟踪，方便事后核查证据留存

统一平台保证董事会的信息安全

统一平台能够最大程度的保证董事会文件的信息安全，用户及文件权限设置、文件水印设置等，多重措施保护信息库文件安全。董事云文件库替代了纸质文件、文件夹，用电子文件库的形式解决了会议前大量复制、会中参会者找不到信息、会后资料销毁等问题，在最大程度上保障了文件安全。

由于董事会的特殊性，董事会文件存在着很高的保密性要求。统一平台能够系统化地处理文件，减少了文件在各个平台流转时出现的泄露风险。

事后核查、证据留存

审计追踪可以记录下使用者系统内的操作痕迹。使用会前会后董事云的审计跟踪易于在系统内提醒和发现任何形式的可疑和恶意行为。在系统中留痕迹，这会让有恶意的人三思而为，进而制止文件泄露、数据丢失和欺诈等业务行为的发生，将网络安全风险最小化。

会前会后董事云为何能助高效决议？

1、高效决议：页面简洁、繁琐简化

董事云系统页面简约，一目了然，能够让董事们快速上手使用董事云系统，减少在工具软件上占用董事的时间，也减少为高龄董事造成困扰。良好的阅读设计让每个与会者阅读起来非常方便；直观的操作页面，简单好上手，不用半天便可轻松学会。

在决议时，董事云从议案通知到文件分发、会议讨论、审阅投票等环节帮助董事简化繁琐步骤，节省不必要的时间，提升董事会的效率。使用董事云系统决议时，所有流程，一个系统，这样大大减少了董事在决议时使用多个系统切换的时间精力，也能最大程度上避免了多个系统切换应用产生差错。

投票时分为记名投票和不记名投票两种方式，保证了投票结果的公平性，会前会后董事云为董事决议提供多种选择。

2、决议结果：快速导出、提高效率

使用董事云投票时，可以快速导出董事的投票决议结果。投票结果包含决议投票的参会人员、投票结果、投票原因等信息，可以体现出对所决议的事项进行是否批准的决定，结果将自动生成在会后导出的会议记录中。投票结束后，生成每位参会人员的投票汇总页，让参会人员针对本次会议所有投票结果签字确认，确保结果真实有效。

3、线上投票：不受影响、真实表达

在董事会投票中可采用线上的模式，可选择记名投票和不记名投票。传统方式的董事会投票时，多采用举手投票的方式，这种方式不仅会消耗大量的时间，拉慢董事会的进程，在人工数数的过程中，也容易出现误差。董事云在投票时投票董事可以备注投票原因，方便了解董事投此票的原因和后期复核，也能够检验董事投票前是否充分了解信息，做出充分准备、尽了忠实和勤勉的义务。

会前会后董事云系统投票功能，解决了线下投票弊端，完善了线上投票机制，推动企业做出正确的发展决策。