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给工作忙碌的董办人帮一点小忙

forrestyang 发布于 2024-02-29

董事会是最高级别的决策机构,发挥董事会的最大效用,使股东和管理者之间的目标和利益保持一致,而董事会办公室是董事会有效运行的载体。若要更好地发挥董事会职能,不仅需要董事会成员的专业素养和勤勉尽责,更需要董事会办公室做好后勤保障工作。在工作中,董办人最重要的工作之一便是董事会会议的筹备与服务。

会议开始前的准备

会议开始前十天,董事会办公室的工作人员开始下发会议通知,在邮件中写明会议主题、时间地点、参会人员、会议议程等信息,并附上电子版会议文件,群发至参会人员邮箱。

会议开始前三天,工作人员开始着手打印装订会议材料,准备在会议现场下发给参会人员。集团高管会议每月一次,基本上每次都会需要打印成百上千的纸,消耗了大量的纸墨资源,不节约不环保,并需要投入较高的经济和人力成本。

给工作忙碌的董办人帮一点小忙插图

会前会后系统为董事会提供了一整套成熟安全的董事会会议管理解决方案。帮助其实现由传统纸质会议向会议无纸化的转型与过渡,有效提升会议质量,推动相关企业更好的做好会议服务工作。

无需打印纸质文件:应用会前会后系统,董办工作人员在会前可上传电子版会议材料,参会人员浏览电子文件即可,还可在电子文件上做批注。省去了打印纸质文件的人力物力成本,提高会务人员工作效率。同时节约大量纸质耗材,既节能又环保。

同步协作、提高专注度:应用会前会后系统,可在自己的手机、平板等移动设备上浏览会议文件,同屏演示,同步批注,实现高清无延迟的屏幕共享。参会人员能够清晰了解会议内容,大大提升了信息传递效率与会议质量。

移动设备参会,适配多种参会方式:应用会前会后系统,可以摆脱会议室束缚,在移动设备上随时随地参会,并能做文件批注,可以设置批注私人浏览或者共享给其他参会人员。相比在会议室安装升降屏等硬件设备的无纸化会议系统,使用会前会后开启企业高管会议更加灵活简单,应用场景更全面,成本更低。

安全管理:应用会前会后系统,可以针对电子文件或者针对用户设置浏览及下载权限;设置文件水印;跟踪系统中每个操作的发起人和执行人;一旦个人设备遗失,可以远程操作删除设备内数据。全方位保护文件安全,为医疗行业打造更牢的保密防线。

给工作忙碌的董办人帮一点小忙插图1

除了以上解决方案,会前会后系统还提供会议通知下发、任务指派、电子签、投票表决、一键导出会议纪要、会议文件共享存储等多个无纸化功能,贯穿会议全流程,切实提高会议水平与质量。同时,在会议之外,会前会后也在不断为董事会常态化办公提供服务保障。

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