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从创建会议任务到发送会议通知,我只需要3分钟!

forrestyang 发布于 2024-02-22

“我们能够非常轻松地导出和分发会议文件包,只需点击一下即可。董事会管理员不必为所有会议参与者打印文档,从而节省了时间、精力和成本。此外,安排会议变得更加无缝,因为董事会会议通知会一键发送到董事的Outlook邮箱中,这包含会议时间、议程和其他基本信息,以及文件。”

会前准备工作是否充分,是影响会议举办是否成功的关键环节之一。为了确保会前准备工作严谨周全,要求会议组织者必须精心准备、周密安排、协调配合、有序高效。

从创建会议任务到发送会议通知,我只需要3分钟!插图

然而传统会议的筹备过程中,却有一些问题占据管理员大量的时间和精力的问题,可能包括:

1.会议通知流程繁琐

2.会议提醒不便

3.纸质会议文件打印分发困难

4.纸质会议文件携带不便

5.纸质会议文件无法保证文件安全

……

会前会后在“会前”阶段提供的会议无纸化功能支持,从创建会议到发送会议通知只需要3分钟,完美解决以上传统会议的痛点:

1、创建会议任务、编辑会议基本信息:

管理员创建会议任务,选择会议类型标签,设置会议时间地点等基本信息。然后按照会议议程设置会议任务,在不同议程下自定义添加投票项目、签字任务,并在对应议程下方上传会议文件,在系统中预先设置会议流程。

2、上传、分发会议文件

上传会议文件时可以批量、拖放的方式上传,只需将文件添加到对应会议议程中,待会议发布之后,文件资料便可以随会议通知同步显示在参会者的账号里。同时,管理员可以提前为这些文件资料设置权限,设定他们是否能在会议前被看见,或者会前会中这些文件能被哪些参会者看见,亦或是哪一份文件要添加签字,哪一份文件要投票,这些都可以随着会议议程的环节与顺序来设定。会议所涉及的所有相关材料都将统一保存在会议中,参会人登录账号即可查看。

3、设置会议提醒

无需提前发邮件或者电联通知/提醒参会人员到会,管理员在设置议程时可以设置会前提醒时间,到时间后软件内便可自动提醒参会者如期参加会议。

4、分发会议文件、发送会议通知

无需亲自拟定会议通知文件并发送与会者邮箱,在后台可直接添加会议基本信息并一键发布,包括会议标题、时间、地点、参会人员、会议议程等。通知内容如有改动,随时修改,将实时同步到与会人员应用端,更方便快捷。

从创建会议任务到发送会议通知,我只需要3分钟!插图1

会前会后支持在会议期间进行有效的时间管理。创建会议议程时,管理员可以为每个主题分配时间段并分配演示者。这确保了重要议题得到及时充分讨论,而不会不必要地延长会议的时间。

除此之外,会前会后支持会议文件同屏阅读、文件批注、激光笔等会议文档协作,拥有会议通知及会议文件下发,会中电子投票、文件签署、任务分配,会后会议记录一键导出、会议文件安全存储等功能,覆盖会议全流程,满足领导层会议期间的功能需求。

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