会前会后：一键完成文件传递与归集，提升董事会效率

在董事会文件分发、归集中，总是涉及不同部门交叉提报、审核，最后提交给董秘或董办工作人员。通过邮件表达观点总是有限的，邮件沟通的延时性拉长了沟通时间，加大了沟通成本，这让简单的文件工作在邮件的反复沟通中变得复杂。

为了改变复杂的沟通方式，提高文件管理的工作效率，可利用会前会后董事会管理系统进行董事会文件的统一管理。提报者将文件上传至特定文件夹的方式替代董秘搜集文件，节省时间以进行更有意义的事。

文件传递，上传分发一键完成

在会前会后董事会管理系统中，向董事会成员传递文件主要通过三种方式：随会议议程发送会议文件、随审批审阅任务发送相关文件、上传文件库共享文件。

向参会者分发会议文件时，管理员创建会议、设置会议议程时，可以将会议文件拖拽至对应会议议程下，议程创建完成后，文件会随着会议通知一起发送给参会者。

创建审阅、审批任务时，首先需要在审阅室、决议室中创建审批任务。文件在相应任务中，作为数据来源或决策材料为董事提供信息支撑。

将董事会的文件集中在一个电子文件库中，董事可以随时在线访问董事会的过往信息，检索相关文件。文件库中的文件通过权限控制向指定人共享，可取可放。

归集文件，批量归集存储

无论是会议后还是日常工作中，为了保证合规性和安全性，董事会的文件都需要及时妥善的归集存储。在特定的一些情况中，文件的修改或更新使文件归集存储的工作重复多次，并难以一目了然的辨别最新的文件。当文件直接以拖拽的方式批量上传到文件库中，或建立对应文件夹，提交文件的工作人员直接将上传至对应文件夹中，这样能够节省时间，避免文件逐个归集沟通。若文件有更新，文件上传会自动覆盖旧文件，避免文件版本混乱。

排期删除，限定文件的查看时间

对于保密会议中的文件或审阅审批项目的文件，可以通过排期处置提前设置涉密文件的后续处理。发布项目前，设置项目文件的排期动作，默认情况是没有任何动作，管理员可以将其修改为项目截止日期几天后删除或取消主办人以外成员存取权限等。

会前会后是董事会管理运作的文件管理中心，让每个人都能快速访问、查询、下载文件，并减少在程序中花费的时间。同时，它可以有效避免董事会的文件经由外部系统或工具的传输导致文件外泄，实现董事会文件的统一管理。