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上市公司董秘角色职责演变

forrestyang 发布于 2022-01-20

董事会秘书(简称“董秘”)为上市公司高级管理人员,由董事会聘任并对董事会负责,是上市公司与证券交易所之间的指定联络人。其对外负责公司信息披露、投资者关系管理;对内负责股权事务管理、公司治理、股权投资、筹备董事会和股东大会,保障公司规范化运作等事宜。

上市公司董秘角色职责演变插图

在本文中,将分析并研究董秘职责演变,与随着职责的逐渐强化,现如今董秘用来简化其工作的数字化工具。

董秘角色越来越重要

追根溯源,中国董秘的职业化,应该要从1996年4月由证监会和交易所联合发起的一次董秘培训算起。当年参会的40多家B股上市公司董秘,是中国最早的一批职业董秘。然而,当时的《公司法》中却并未提及“董秘”二字,所以董秘在企业中的地位并不高。

直到1997年12月16日,证监会发布《上市公司章程指引》,作为上市公司的“根本大法”,专门列出一章“董事会秘书”条款,要求所有上市公司都必须配备董秘,这才真正确立了董秘在上市公司中的地位和作用。随着企业跟资本市场交融的程度越变越深,董秘的角色也变得越来越重要。

资本市场在近10年左右,技术型、新兴型的中小创业公司发展很快,这部分公司想要发展必须通过直接渠道融资,也就必然导致了几乎所有要成长的公司都要借力资本市场。而企业对接资本市场过程的专业化,本身就是董秘需求的产生过程。董秘变得被广泛需要,本质上是现代企业发展的必然结果。

董秘三大职责

随着时代发展,董秘岗位演变至今,主要包含三大职责:

一是负责公司股东大会和董事会会议的筹备、文件保管,即按照法定程序筹备股东大会和董事会会议,准备和提交有关会议文件和资料;负责保管公司股东名册、董事名册,大股东及董事、监事和高级管理人员持有本公司股票的资料,股东大会、董事会会议文件和会议记录等。

二是负责公司股东资料的管理,如股东名册等资料的管理。

三是负责办理信息披露事务。如督促公司制定并执行信息披露管理制度和重大信息的内部报告制度,促使公司和相关当事人依法履行信息披露义务,按照有关规定向有关机构定期报告和临时报告;负责与公司信息披露有关的保密工作,制订保密措施,促使董事、监事和其他高级管理人员以及相关知情人员在信息披露前保守秘密,并在内幕信息泄露时及时采取补救措施。

董秘数字化工具是什么?

当董秘在履行其职责时,因工作内容的重要性及复杂性,需要尽可能考虑更高效的工作机制。于是需要使用一些操作简单、灵活、安全的数字化工具来简化其工作流程。包括用于处理股东大会和董事会会议文件并帮助进行会议管理的软件

会前会后数字化会议系统是一款安全、简单、灵活的董事会会议管理系统,董秘在筹备股东大会或董事会会议的过程中:

  • 无需再三邮件或短信提醒董事参会,在会前会后后台发送会议通知时,可以设置自动提醒,甚至会议日程可以自动关联到董事手机日历中。
  • 无需打印数百张会议文件,在会前会后数字化会议系统后台一键上传会议材料。
  • 无需操心文件泄密风险,会前会后可以为会议材料设置浏览及下载权限。
  • 无需亲自动笔做会议记录,会前会后在会议结束后可立即生成和分发会议记录与电子文件包。

除会议管理外,会前会后数字化会议系统可以帮助董秘更安全、规范地进行文件保管。会前会后系统后台“文件库”功能,作为文件存储库,董秘可以在其中与其他用户共享文件并控制用户访问权限,并且能够随时查看文件、注释文件或将文件添加到会议中来。为了让董秘获得更安全的体验,保护用户数据,会前会后数字化会议系统具有多重安全机制,拥有的文件安全和数字版权管理(DRM)技术,防止将文件内容复制到其他应用程序中,限制拷贝,减少用户数据的暴露。

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