董事会管理工具的出现替代了董事会在其他的许多方面的使用。它将董事会所需的功能基于一身,无需通过多种工具满足董事会的数字化运转。
使用董事会管理系统能替代什么?
1、存储云盘
2、邮件、微信等通信渠道
3、会议软件
4、投票与电子签
5、问卷平台
6、打印机与大量纸张
董事履职涉及到多个方面,多个数字化产品的结合使用对董事来说,是一种负担。让董事会的工作在一个平台上解决,从各方面提升董事会的工作效率。
集中式的存储董事会信息
董事会的信息分散在云盘与纸张文件中,分散化的信息使得董事和董办工作人员在后续的工作中很难快速找到相应的信息。不能集中化的存储董事会的信息还有一大弊端是难以对董事会的材料进行系统化的管理。
将董事会的资料存储在董事会中,线上的文件库方便对文件及时的归类整理,存储下过往的文件和会议资料,日后董事可以随时翻阅,过往文件、会议资料也可以随时调取。
不少企业因有本公司的数字档案系统而引发担忧,希望双方能够集成在一起从而使相关的工作更加顺利。其实,公司数字化档案系统与会前会后文件库并不冲突,双方共存实际上是对董事会信息的另一保障。会前会后导出下载上传资料都非常方便,拖拽即可上传,完全不必担心重复同样的功能。
集中式的存储董事会中的信息。当董事会的沟通涉及到过往会议资料的内容时,董事可以随时打开调取信息。董秘董办也可随时存入董事会的文件,供董事在线查阅审批。
沟通及时、异地履职
外部董事不就职与公司内部,部分董事会还有外国董事、异地董事。地域上的区隔给董事会中的交流带来了一些难题,但是董事会数字化工具的使用能够填补董事履职中的沟通障碍。
沟通是是传递信息、交流思想、获取反馈的过程,在这个过程中能够有效的达成双方的共识。是否全面了解过信息,是否进行充分的沟通,思路和意见是否进行双向有效的交流,独立董事是否发表看法,是否做出有质量的决策,这些都和作为辅助的董事会数字化工具密不可分。从传播的角度看,会前会后作为传播的载体,对董事会内的沟通效果有重要影响。董事会内的沟通质量对于董事会决策和公司治理具有重要作用。
异地履职的董事,面临的最大问题就是通信,尤其多在外部董事中。内外部董事信息的不对称十分影响董事会决策质量,会前会后为其提供统一的董事会履职管理平台,为内外部董事提供全面丰富的决策背景信息,和通信履职通道。
董事会无纸化会议,提升会议体验、提高会议效率
除了定期召开的董事会会议之外,不定时的董事会会议以及董事会专门委员会议,每年企业多在20次以上。随着市场环境的变化以及科技的发展,董事会召开方式更多元化,“通讯结合现场会议”的方式在董事会会议中也越来越普遍。
无论参会者以何种方式、何种设备入会,会中都能够实时目视同一页文件、批注勾画,会中董事也能实时沟通和分享信息。审阅文件、投票表决、实时电子签都能在会上完成。对董事来说,这可以更好的行使他们的权利,缩短董事会会议的时间周期,高效率、高质量地完成董事会会议。
高效表决签字,会完会毕
董事会作为上市公司各项事务的主要决策机构,对公司的重大事项具有决策权。决策是董事会最重要的工作之一,需要决策的议题议案都会在董事会会议中得出一份表决结果。为了提高投票统计效率,提高董事会会议的投票效率,一个能够适用于现场、通讯等这种会议方式下的投票工具对董事会来说是一个投票好帮手。
在会前会后董事会平台中,创建会议之时,在议程之中设置投票,会中董事对议案讨论结束后,即可参与投票。投票结果实时统计并公布,并可将投票情况及结果导出至会议记录草稿中。
董事会内部问卷、安全独立
董事会内部问卷为董事会议案征集、董事会评估、董事会人员提名、董事会考核、董事会意见反馈等多个场景提供功能支撑。
在使用会前会后调查问卷时,支持人员批量导入、多级维度设置、多终端直接作答,充分方便董事会内部问卷作答,在董事会内部调查董事们的意见与想法。问卷可从章节标题、段落文字、意见栏、多项选择题、评级/矩阵等方面创建调查问卷具有很强的逻辑性,操作简单、体验流畅。
省去打印机与大量纸张
省去纸张的方式是采用数字化的方式传递文件。对董事会中的文件进行系统性的、数字化管理。纸张文件的厚重,拖慢了会议的效率。参会者无法在多页文件中准确地找到相关的内容,也很难快速阅读完所有的文件。会前会后省去打印机和纸张文件,通过将文件传入账号中,参会者使用任何移动设备都可以直接查看,上会下会携带会议资料也十分方便。
董事会管理系统是一项值得投资的事情,会前会后在时间、精力、资源和材料等方面切实节省董事会的成本,提高董事会的协作能力和工作效率。会前会后以董事会所需的安全性为其提供安全保障,并具备更全面的治理优势和安全优势。