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应对视频会议疲劳,高效畅行董事会会议流程

forrestyang 发布于 2024-04-18

在疫情防控等社会特殊环境下,视频会议替代了原本应该在线下会议室召开的会议,参会者通过网络就可以相聚于虚拟会议室中。董事会也在这种特殊的时机下广泛的使用了视频会议,但长时间后,这个看似高效的会议方式却开始暴露出问题,比如视频会议疲劳。

视频会议疲劳是什么?

视频会议疲劳(Zoom Fatigue)是指与过度使用虚拟通信平台,特别是视频会议有关的疲劳、担忧或倦怠。“视频会议疲劳”来源于视频会议和在线聊天软件Zoom,高效灵活的参会方式曾在特殊时期受到了广泛欢迎,但慢慢地人们感受到了其带来的持续性的生理和心理疲劳。

应对视频会议疲劳,高效畅行董事会会议流程插图

视频会议疲劳来源于哪些方面?

在异国出差或工作的参会董事不必因为路程奔波,随时随地就可以加入会议,视频会议看似是一种高效简单的线上会议方式,为何会带来视频会议疲劳?

焦虑与烦躁:网络卡顿、延迟与视频模糊

通常情况下,通讯会议依赖于互联网连接和通信工具,十分容易受到各种因素的影响,比如网络稳定、会议软件流畅等等。在这个过程中,参与董事可能会遇到网络连接不稳定、音频/视频不同步、软件兼容性故障等问题。这些问题可能会打断讨论的流程,阻碍有效的沟通,拖长会议时间。

压力与警惕:时刻整饰个人形象

通讯会议由参会董事自己选择参会环境,现实情况中这往往会超出工作环境,侵入家庭生活。在会议中,参会董事需要时刻注意并整饰自己的个人形象、注意身边环境,防止出现仪容不整、家人打扰等意外或“出糗”的事情,因为这在国外的新闻中常常可见。一些参会董事在参会时经常要“眼观六路,耳听八方”,注意力和参与度受到影响,从而影响会议的整体质量。

环境与表情:多种因素下的非正式信息获取

与现场会议的互动不同,通讯会议难以观察到非正式的线索,例如其他参会者的肢体语言、面部表情和眼神交流。这种限制会阻碍参与者洞察一些重要信息、了解他人意图,从而可能导致沟通不畅和误解。

应对视频会议疲劳,高效畅行董事会会议流程插图1

此外,长时间的在线会议可能会让参与董事在精神上感到筋疲力尽,电子屏幕对眼睛的刺激、长时间的注意力集中和局限的身体活动导致董事的注意力下降、产生压力和焦虑与会议疲劳。

应对视频会议疲劳,高效畅行董事会会议流程

会前会后可以实现最大程度的协作并减少网络对在线会议的影响。增强参会者之间的互动、沟通和协同,保障董事会在通讯会议方式下,或者通讯方式结合现场会议的方式下,董事会会议流程畅通、董事间之间积极交流、会议决策科学高效、会议结果监督执行。

在使用会前会后辅助召开董事会会议时,除了视频会议外,将参会董事的关注点集中在文件的互动上,参会董事可以随时对文件进行阅读和注释。同时,会前会后的实时协作工具,可为所有参会者提供在文件上的协作,包含文件页面同步、会议批注共享等,这可确保会议中的每个人在演示过程中都在同一页面上,无论是现场参会的董事,还是来自通讯方式参会的董事。

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