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会议批注小技巧:会前在文件上添加批注并保留会中

forrestyang 发布于 2024-03-07

在很多企业中,参会领导喜欢提前阅读并批注会议文件,以此加深对会议内容的了解,会议中有限的时间,总是非常宝贵的。通过提前批注文件,参会领导可以在会议中更快地提出自己的观点意见,减少查找信息或思考的时间,提高会议效率。

1、笔工具 – 随意勾画

参会领导在文件上标注重要信息,随了解的逐渐深入而勾画文件重要内容。笔工具与其他批注工具的不同之处是,笔工具是完全随着批注人的手指移动而记录的,在文件上随批注人的意愿勾画不规则线条图形,呈现出重点内容。同时,钢笔工具随意勾画也是目前参会领导最习惯的批注方式。

会议批注小技巧:会前在文件上添加批注并保留会中插图

2、文本框 – 页面上添加批注

领导对文件进行批注,直接将个人意见保留在会议文件上,以文字的形式共享给所有参会者。若对文件内容有疑问或者反对意见,可以将疑问或者反对意见标注在会议文件上,让其他参会者可以更加清晰地了解领导对文件的疑问和意见,从而在会议中更加有针对性地进行解答或讨论。

3、高亮荧光笔 – 标记重点文字

高亮笔的使用在页面上看比笔工具更为整洁,它只标记文件中的重点文字,通过颜色加以区分。在后续的浏览中,能够一眼就能看见此文件的精华内容。避免突然之间找不到重点信息,浪费参会者宝贵的时间。

4、便签 – 折叠版文字批注

相比于文本框直接在文件上显示文字的做法,便签可以看做是“可以折叠的文字批注”。参会者在文件上添加便签,在便签里填充内容保存,在文件上在对应处只会显示便签的缩小图标。在点击便签时,便可弹出便签的全部内容。

对话的方式更加偏重参会领导间的沟通与交流,不仅能自定义沟通对象,从众多参会者选择一位或多位进行对话,还能以语音或文字的方式,将对话内容记录下来,以缩略图标的形式显示在文件中。查看时点击缩略图标,对话内容即可弹出显示。

会议批注小技巧:会前在文件上添加批注并保留会中插图1

会前会后可以帮助参会董事在共享和私人两种状态下创建批注,私人注释可以供自己记录最真实的想法,自己的批注自己看,别人无法查看自己的私人注释。共享注释即“批注大家看”,在文件上所做的共享注释会将注释实时呈现给每一个人。这些文件上的共享批注共同构建了一个意义空间,每位参会者都可以在文件上注释,或浏览思考他人的意见,这让他们在讨论是更加顺畅、更加从容。

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