在一些企业高层会议中,重要的往期会议的会议资料和记录会被反复查看,甚至是再次重启往期的某一次会议。
这时,保存会议资料是必不可少的,无论是会议管理保存会议资料,还是重新召开过往会议,都需要会议记录和材料的支撑,这样会后才能时刻查找往期会议的资料、项目等信息内容。同时,若项目发生变化,往期中的会议需要重启,这也需要在往期会议记录的基础上才能召开。
在涉及到往期会议时,企业往往会面临这几种情况:
1、重启往期中的某一会议
在会议结束后,所讨论的项目和任务仍在继续。有的项目需要针对督办任务的结果而继续上次的会议,或是重新召开,或是针对此项目开启第二次会议。
2、永久保存往期会议中的会议记录
同时,许多企业希望有关于会议的记录和资料都能够永久保存,以便于后续随时查找。无论是某一项目的投票或表决、未完成项目的跟踪、注释、参会记录,还是关于某次会议记录的签字,都能全面的保存有关于“它”的记录。
相关资料随着每次会议记录而保存,这能很方便的查找到会议资料是出自哪一场会议。安全整齐地保存过往每次会议的资料,这也是许多公司审计审查的工作之一。
会前会后在企业高层会议中,整齐有序保存过往会议材料和记录,以便于后续随时查找。永久保存每一次会议的会议记录、会中的表决投票、签字,以及所有的共享注释,这些都随着往期会议记录存在,而非脱离会议保存在另一处。