有效召开无纸化会议的5点建议

由于无纸化会议由一个组织的高层管理人员和领导出席，因此与通常的公司活动相比，他们需要更多的计划和详细的准备工作。以下是有效召开无纸化会议会议的5点提示：

1. 准备明确而具体的议程

在发送有关会议的初步通知之前，解决任何不确定性。这将避免最后一分钟更改会议详细信息。但是，如果无法避免更改，请立即向参与者发送通知，或者直接电话通知与会者所做的更改。确保与会者或其秘书和工作人员承认他们收到了变更通知或通过电话告知了变更通知。

确保至少发送一次提醒，最好是在会议安排的前一天。这可确保与会者了解会议，以便他们能够安排或调整计划日程。

2. 准备会议文件、无纸化会议文件包和其他参考资料

这一部分可能对公司秘书处或行政人员构成挑战。首先，确认会议需要哪些文档和文件。注意每个文档的标题，特别是主会议文档；然后给它们分配清晰的参考号。在会议议程中列出文件的参考号及其标题，然后引用它们，因为它们将在会议中使用。

收集所有文档和支持文件进行打印。获取与会者的人数，以了解每个文档应打印多少份副本。打印额外的副本分发给临时与会者或观察员。在会议期间准备好其他参考资料，因为你永远不知道他们是否会被要求。如果贵公司制定了管理无纸化会议的书面规则，则应随时准备好或分发该规则的副本，以备开会之用。

至少提前3天将无纸化会议文件包发送给每位与会者。这将给与会者足够的时间来审查文件和参考资料。如果可能的话，请在发送会议通知的同时，或在会议召开前几天，发送会议文件。

3. 遵守会议议程

主席应该控制这件事；总是知道讨论是否偏离议程。主席应负责讨论的流程，遵守议程的最重要方面，但注意到其他要点将在下次会议上讨论。这也确保了与会者不会在一些琐碎的话题上浪费时间，例如财务报告中的次要项目中，这些项目比议程中的关键战略项目花费更多的时间来解决。在这种情况下，主席应准备发言，以使会议保持秩序，或表达观点或最终，即使其他与会者或成员正在发言。

4. 确保设施和工具正常

除了具有良好的照明、通风和会议室物品组织场地外，其他设施（如投影仪、电脑（笔记本电脑）、麦克风）必须处于运行状态。网络连接对于在会议期间快速查找相关资料非常有用。传统的纸质无纸化会议会议应该有足够的纸、笔和标记供与会者使用，与会者除了记笔记外，还可能需要标记或突出显示会议文件。应该避免有缺陷的设备和工具可能会令人尴尬并浪费时间；但此类事件很常见，因此管理员必须准备好备用设备和工具来替换有缺陷的设备和工具。此外，在使用电气和电子设施时，技术人员应随时待命，立即对故障设备进行响应和维修或更换。

5. 记录要点和跟进项目，并有安全的文件存储/归档方案

会议的所有相关材料，如已签署的合同、政策修正案、文件化的决定，无论是电子/数字文件还是物理纸质文件都必须在安全的存储设施中存储或存档。电子/数字文件应采用适当的安全措施进行归档，如加密或启用带密码的文件夹和访问控制；另一方面，纸质文件应归档在保险柜中，并保存在一个有良好的OLE锁和钥匙的房间中。

其他资源

掌握了这些技巧，你就再也没有理由让无纸化会议效率低下了。不再缺乏足够的资源来实现有效的会议。