和纸质会议说再见

在数字时代，很多的无纸化会议还在选择使用传统的纸质会议，然而使用纸质会议已经变得越来越不切实际，它带来更多的浪费甚至是危险。为什么对于很多公司来说选择无纸化会议系统很重要？那些以前的技术怎么就会变得问题重重了呢？

还在不久之前，开一个无纸化会议听上去还好像是科幻小说里的情节一样。然而近几年科学技术的飞速发展，这想法已经不再是梦了。事实上，无纸化会议不仅仅已经成为了现实，而且是每一个公司都积极推进的一项数字化革新了。

无纸化会议管理系统是一个数字化的工作空间。无纸化会议成员可以安全的进入管理系统访问无纸化会议文件。无纸化会议秘书可以通过这个无纸化会议管理系统轻松的进行会议准备工作和管理组织会议。

令人惊讶的是，尽管无纸化会议有便利，安全等一些独特的优势，很多公司还是在使用传统的纸质会议。在大多数公司，决策者们仍倾向于坚持使用那些古老的方法流程，而不采用这些新兴的强大技术。即使在如今这个高速发展的时代，“只要他还可以用，就不要去修理”这个古老的法则依然被很多的公司所推崇。

但是纸质的传统会议真的还可以使用？我们一直使用并不意味着他就不能被改变。事实上，在这个数字时代，基于以下方面，纸质会议的局限性已经暴露出来了。

缺乏安全性

打印出来的无纸化会议会议文件被装订成书，常常包含有重要的信息要被分发给无纸化会议成员。但是这些机密的重要信息并不是很安全——它们常常被放在一些公开的地点或是被人偷窃。有些人会把其中几页撕走，没有人察觉，直到问题暴露。他没有任何的防窃看措施，也没有任何的报警系统在文件被泄露时通知董事。而在另一方面，无纸化会议电子文件包无论是在保存还是传输过程中都会有严格的保护措施。并且，每个人在访问的时候都要经过严格的多重身份认证和检查。当密码破解或其他有可能的安全问题出现时，系统会自动清除那些敏感的信息。

浪费资源

在参加会议之前，董事们通常要看很多的文件材料。因为许多文件需要被重新审议，打印无纸化会议文件包基本需要40到500页（甚至更多）的纸张。文件越多，文件包越大，需要的纸张就越多——而这仅仅就只是一次会议。长期这样做对环境很不有利，况且现在有这么多绿色环保的无纸化会议系统解决方案可以选择。当董事使用ipad的时候，电子文件包就像ipad那么大，没有一张纸被浪费。无纸化会议系统可以使公司对环境更加友好，让公司的商业活动更加环保。

不能实时更新

打印出来的会议材料一旦分发下去就不能进行实时更新。这导致的结果就是在参加会议之前董事们常常得不到他们所需的最新信息，由此带来的混乱会使得会议延期或阻止一些预订事项的进行。这造成时间和费用的浪费，特别是会议在办公室外进行。但是有了电子文件包，一旦有文件更新，通知都会实时发送到董事们的移动设备上，这样就不会错过任何重要的事情和变更。

受限于日程安排

在不参加会议的时候，董事们都忙于他们自己的事务。把他们全召集起来——至少集齐法定人数——是一件十分困难的事情，尤其是要在相同的日程安排下。而当他们在不同的地理区域的时候，这还需要昂贵的旅途费用。但是有了ipad的帮助，董事们可以在千里之外浏览查看会议。这样的话，在加勒比海度假的董事就可以在不牺牲自己私人时间的情况下来参加无纸化会议会议（当然他肯定不想这样做）。

现在我们已经没有任何理由还去使用那些已经过时的流程和会议。科学技术的发展给我们提供了很多无纸化会议系统的解决方案。有了这些软件的帮助，比如会前会后系统，无纸化会议会议可以运行在ipad，iPhone和各种安卓设备上。董事们可以拥有了更加灵活的，安全的会议解决方案。无纸化会议管理系统高效替代了传统的会议室，它可以让董事们享受移动技术发展带来的各种便利。董事们不用一天到晚赶着搭乘火车或飞机去一个固定的地点参加会议，他们可以自由参会。