电子签名和无纸化会议系统

贵公司是否使用电子签名？让我们一起来了解下无纸化会议系统如何使电子签名更加方便安全。

招聘活动，会议记录，日常事务和定期报告，企业中的大部分活动都需要记录并保存到文件当中。这就使得对于一个有着持续不断发展的业务和庞大的公司管理体系的企业来说，一个高效的文件管理系统是不可或缺的。

使用无纸化会议软件提高生产率

由于缺乏可行的替代办法，以纸质文件为基础的文件签署和存储的文件管理做法已经存在了数个世纪。然而近年来，移动数字技术的进步和快速发展为会议室文档数字化铺平了道路。

移动智能设备除了方便使用外，还可以有效的帮助提高企业的生产效率。

将工作空间数字化的一个核心需求就是使用高效，安全的移动数字技术替代传统会议室，包括文件的签名和管理。

无纸化会议会议最好的一个移动数字解决方案就是——无纸化会议系统，这是一个数字化的工作空间，可以使高级管理人员能够安全地访问无纸化会议材料，并为管理人员提供管理无纸化会议和分发无纸化会议电子材料的功能。

那么纸质材料的会议有什么问题呢？

与无纸化会议系统不同，在传统的纸质会议过程中管理，存储和更新的文件是一项艰巨的任务，特别是涉及到多人共享文档的时候。文件的签署更是只能一步一步进行，先打印出文件然后签名，在通过传真或快递服务将签名的文件发送给下一个要签名的董事。

假如文件有了更新，那就必须重新打印，然后重新发送给每一个董事，以并进行各自的签名。

最后，签名完成的文件副本需要分发给每个董事。这种传统的方法不仅耗费时间，而且办公用品，仓储单位，发送成本随着时间的推移，也会产生高额的费用。

使用无纸化会议系统的董事可以随时随地访问会议文件及参加会议，还可以使用平板电脑，智能手机和数字化写作工具—-一种无纸化会议系统模拟用笔和纸书写的工具 – 所有这些都没有纸张的缺点，而且没有增加的任何的成本。

电子签名是否合法？

当开始使用无纸化会议系统之后，一些董事可能会发现在数字化文件上用电子签名和在纸质文件上签名是完全不一样的。

不熟悉电子签名技术的董事可能对电子签名的合法性，安全性有所怀疑。但尽管如此，使用电子签名的行业领域正在快速增长，DocuSign CMO Dustin Grosse估计到2020年使用电子签名的行业增长估值约高达50亿美元。

什么是电子签名？目前还没有标准或规定的形式，电子签名是指将签字人绑定到数字记录或文件条款的符号，声音里的过程。

依照国际贸易法和其他一些国家法律，电子签名与手写签名具有相同的法律效力 – 不仅要确定签字人是否了解文件内容，还需要确定签字人的身份。

保护电子签名安全

不同类型的电子签名的安全级别有所不同。第一个也是最不安全的一种是在数字文档中粘贴手写签名的图片。虽然这种方法没有提供任何措施来跟踪是谁将图片插入文件中，但是这种签名在法庭上仍可能被认为是双方具有签署合同意图的证据。

第二种方法更直接，但其有效性可能取决于有关领土的电子签名法律。例如，根据“美国联邦电子签名法”，在两个方括号之间键入名称或将其前缀为“/ s /”，就可以认为是签署数字文件的合法手段。

最后一类电子签名是通过基于云的服务（如DocuSign，Adobe EchoSign，Sertifi和Signority）进行的。这些软件产品为数字签名提供了额外层次的安全保护。在这里，用户的签名被转换成类似于指纹的代码，使其对于签名者和文档都是不同的，并且在签名之后对文档做的任何修改都会使其无效。

在无纸化会议系统上签署文件

电子签名可以在企业在管理重要文件时避免签署不及时造成的损失，还可以改进其工作流程和降低成本。通过降低董事们的文书工作可以大幅提过工作效率，电子签名已成为数字化办公软件不可或缺的功能之一。

会前会后系统将多平台文档管理系统与可定制的访问控制权限功能相结合。

董事们可以在移动智能设备上使用会前会后系统的签名功能，随时随地签署文件，同时等待航班，或专注于其他事务。

快速点击“签署”按钮后，用户需要选择一个签署文档的区域，以启动一个绘图板进行签名。文档实时同步版本控制和推送通知，使用户可以了解最新的签名，编辑和注释。

会前会后系统得到了政府，银行，零售商，医疗保健机构，学校和慈善机构的信赖。会前会后系统可以让您的签名和企业的数据得到企业级的保护，不仅如此他还可以提供用户活动,文档更新以及审计跟踪的各种相关记录。

最后

无与伦比的效率，实用性和文档信息的安全保护使无纸化会议系统和电子签名对今天的生产力至关重要。因此，越来越多的董事意识到，通过无纸化会议系统签署文件，在移动性和安全性都比在纸质文件上签字更加安全方便。

无纸化会议解决方案和电子签名本身就十分安全和便利，但是集成了电子签名功能的无纸化会议系统会节省更多的时间和成本，从而为企业主和无纸化会议成员带来更多的意想不到的结果。