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烦恼回收,给会议点颜色看看

forrestyang 发布于 2024-02-06

筹备会议还需要很多时间?

筹备会议还需要很多精力?

筹备会议还需要和领导、部门项目精力,反复沟通?

那会议的筹备岂不是也太麻烦了些?

当董事会开始前,工作人员往往要为董事会会议的顺利召开与结束花费大量的时间和精力。重复琐碎的工作,不断的和各个环节沟通避免会议出现意外,工作人员需要打起十二分精神应对会议的筹备。统筹管理会议的各个环节,在董事会会议、领导会议场景下专用的会议管理系统,能够有效减少会议筹备整理的烦恼,减轻工作人员的工作压力。

线上、便捷、安全|轻轻松松准备会议

1、会议文件打印转向无纸化

企业高管会议或者董事会会议等重要会议,需要提前将会议文件打印出来并现场分发,文件一般动辄千页,打印装订困难,一旦文件内容有改动,文件需要重新打印并重新装订,工作效率低下。

烦恼回收,给会议点颜色看看插图

使用会前会后,可上传电子版会议文件,参会人员现场直接浏览电子文件即可,省去了打印的时间,省时又省力。

2、满足参会者的会前批注习惯

除此之外,参会人员如果想要做好会议准备,一般会提前浏览会议材料并批注,遇上出差的情况,纸质文件携带起来十分不方便。应用会前会后,只要随身携带手机、平板等移动设备,参会人员可随时在电子会议文件上做批注,批注可以永久保存,十分便捷高效。

协作、舒适、灵活|提供舒适参会体验

1、舒适参会,集中注意力

会议中,参会人员不必跟随主讲人屏幕翻动自己的纸质文件,厚厚的一摞文件翻阅起来也十分不便。距离远或者年龄大的参会人员看不清楚屏幕,甚至很可能根本不知道讲到哪里了,更别说翻阅纸质文件了。会前会后可以让参会董事在自己的参会设备中实时参与会议协作,按照管理员提前设置的会议流程完成会议任务。

2、实时批注,满足批注习惯

参会董事在使用会前会后软件时,在自己移动设备端可以实现电子文件实时同屏,主讲人批注也能同步显示。参会人员自己也可以在电子文件上批注,可以设置批注是否共享。“激光笔”功能,让参会人员注意力更集中,切实提高会议的效率与质量。

安全、快速、集中|统筹管理会议文件

会前分发会议材料、会中浏览会议材料、会后保管会议材料,会议文件管理工作贯穿了企业会议始终。许多企业会议文件管理依然依赖于纸质文件,在网络信息高速发展的当下显得弊端重重,被时代所淘汰。

会前会后中有着安全集中的董事会文件存储库,管理员可随时在其中上传并管理电子会议文件,或在会议结束后直接将会议文件导出至文件库,便可实现会议文件的存储与共享。这避免了纸质文件容易丢失损毁,同时方便董事及相关人员进行文件的查询及调阅,为会议文件的整理存档提供线上方案。

烦恼回收,给会议点颜色看看插图1

省时省力的董事会管理工具

董事会管理工具能够提高董事会的数字化能力,满足董事会会前、会中、会后全流程的会议管理需求。将董事会的工作集成于一个系统中,事前了解、事中透明、事后审查,助力董事线上数字化安全履职。

在安全方面,管理员可以对用户及文件进行权限设置以及对文件水印设置,多重措施保护信息库文件安全。董事云的文件库可以替代纸质文件、文件夹、档案管理室,用电子文件库的形式解决了会议前大量复制、会中参会者找不到信息、会后资料销毁等问题,在最大程度上保障了文件安全。董事云还可以对文件进行审计追踪,提高文件的物理安全性。

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