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绿色办公与意见沟通,无纸化为何能提高董事积极沟通的意愿?

forrestyang 发布于 2023-12-14

习总书记指出,“我们承诺的‘双碳’目标是确定不移的,但达到这一目标的路径和方式、节奏和力度则应该而且必须由我们自己作主”。董事会追求无纸化也是践行企业责任的体现。追求绿色环保与提高工作效率并不冲突,相反,企业的绿色责任在董事会无纸化进程中一直发挥着正向作用。

随着网络信息技术的发展,会议文件的分发与浏览逐渐以电子方式进行。与会议分发纸质文件相比,许多董事更愿选择使用移动设备浏览会议文件。移动设备轻松使用、更方便携带,更容易协作的特点,让董事更愿在董事会软件中浏览文件,董秘在董事会文件工作上也会更轻松。

文件从纸张转化为电子文件

董事会文件的“厚度与重量”未必能够让董事获取到想了解的信息,当董事会文件的篇幅受到限制时,可能会删减一些边缘的背景信息,这不可避免的缩小董事的信息获知范围。

无论是分发、浏览还是销毁,纸质文件都存在着诸多不便,文件分发需要纸质打印装订大量文件,或是翻阅百页文件,亦或是会后逐页销毁,这些繁琐的工作步骤降低了董事履职的效率,无法满足董事关于参会体验“方便、高级、舒适”的期待。

董事会会议文件从纸质形式过渡到数字方式,会前不再需要打印董事会文件、会中文件浏览只需要轻动手指、会后销毁只需要一键点击。

增加互动方式,促进意见交流和协作能力

当会议文件脱离纸张,许多董事会将文件上传至特定的董事工作软件中。通过董事工作软件,董事可以随时在线查看会议文件、批注注释、意见交流,协作沟通。

1、批注共享

文件批注让董事能够及时记录、表达想法,及时记录个人的想法见解,并在文件上与其他参会者实时交流意见。会内会外,当参会董事浏览文件对某处有见解时,随时可以在文件上进行批注和勾画。这些想法的记录可以帮助董事在沟通和讨论的时候可以更好的组织语言、阐述想法。

同时,参会董事可以在线同步针对同一处文件进行批注,董事们的批注意见集中在同一份文件上,每一个人都可以清楚明晰的了解他人的想法。共享批注可以让多个人同时在同一份文件上进行批注,大大提高协作的效率和质量。

绿色办公与意见沟通,无纸化为何能提高董事积极沟通的意愿?插图

2、同步翻页

在会议中,参会董事的文件可以随着汇报者的进程同步翻页,信息经由汇报者的汇报区分成需要重点关注或非重点关注,减少董事区分信息的时间。

会议文件同步翻页还有助于在会中同步所有参会者的文件,参会者屏幕中的文件随主讲人的进度同步翻页,集中董事注意力,统一会议的进度,减少沟通成本。同时支持主讲人随时一键控制屏幕/一键解除控制,参会者随时退出主讲人的文件页面控制,随时自主浏览,随意阅读。

3、激光笔引导

在会中除了传播信息,汇报者还要实时引导其他用户注意力,可以使用激光笔,将会中参会者的目光焦点集于一处。特别是在讨论复杂议题或展示大量信息时,汇报者可以通过激光笔引导重要的信息。激光笔作为汇报的辅助工具,帮助汇报人在会议中更好地掌控内容和进度,更加流畅地展开讨论或展示内容,提高讲解效果。

绿色办公与意见沟通,无纸化为何能提高董事积极沟通的意愿?插图1

无论是以何种批注方式在文件上批注,批注内容都会永久保存在会议文件中,也可以导出、保存在会议纪要中。除此之外,会前会后还有审计跟踪等功能,这能记录下董事在系统中所做的每一个操作,记录下每次履职的痕迹。

让会议文件脱离纸张,不仅是对董事参会积极性的调动,还是企业社会责任的体现。如今,全社会、各企业都在逐步推进绿色低碳转型,承担企业社会责任。探索多样化的绿色道路,董事会无纸化以自身所为在企业中构筑绿色风向,引领绿色会议、绿色办公,将绿色新风尚融入企业文化中。

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