受到时间、地缘的影响,董事线下难以聚齐,董事会会议通常会选择“现场结合通讯”的会议形式召开。在此会议形式的基础上,表决结果的确认和会议纪要的签字通过线下邮寄的方式传递,收齐所有董事的签字需要一定的时间,尤其是涉及到外籍董事的签字文件。
在签字文件邮寄时,纸质文件存在丢失风险
纸质的签字文件在异地传输的过程中,存在着丢失的风险。近几年邮寄快递丢失新闻频传,重要物品或文件丢失也并非鲜有之闻。董事会的签字文件一旦丢失,很容易威胁信息的安全。
同一页面签字,异地传签邮寄慢
当然,除了董事各邮寄一份签名文件之外,还存在着多人同签一份文件的情况。在现场会议中,同签一份文件很方便,如果是带有通讯的会议,那么异地传签不仅面对着巨大的安全风险,还要付出大量的时间成本。

大量的纸质文件管理难
签字的文件需要进行保存,为纸质文件留有专门的空间、并用心管理,这是为了能在需要时,能够在大量文件中快速找到目标文件。平时还要注意文件的维护,使其免于火灾、受潮等因素的侵蚀。保持其完整性且便于寻找,这需要付出大量的时间和精力。
第三方的君子签,可以实现信息的安全校验以及存证,保护线上签字的合法性。同时,线上签字可详细记录签署人信息以及时间,这在异地、安全、存储与管理等方面都发挥着独特作用。