浅谈高等院校传统会议向数字化无纸化会议转型

在互联网高速发展的当下，高校如何抓住数字化机遇，实现教育现代化？有人说传统会议模式已经过时，数字化会议才是大势所趋，到底是真是假？在各大高等院校数字化转型的道路上，一场关于数字化无纸化会议的浪潮正在掀起。

数字化无纸化会议为什么在高校成为潮流？

一、安全性保障

高校作为我国科研与人才培养的重要基地，涉密事项也日益增多，高校会议中也不免会有涉密的讨论内容与涉密文件。应用一个能提供安全环境的会议系统、会议软件，实现数字化无纸化会议，相比纸质文件将更容易实现会议文件机密不泄露，更有利于高校会议安全保密工作的开展。

二、节约纸张，省时省力

高等院校召开多分校多院系的共同会议，参会人员人数多，文件量大。打印会议文件需要大量的纸张，不节约不环保，同时占用会议组织者太多工作时间来打印文件，工作效率低下。更不要说一旦文件需要更新，又要重新打印，十分麻烦。开展数字化无纸化会议，可以让文件以电子化的形式供人浏览并批注，很方便高效，同时节约资源，低碳环保。

三、参会人员注意力更集中

在高等院校传统的会议模式中，演示信息多集中于大屏幕，位于远处的参会人员长期保持一个姿势观看，身体容易疲惫，注意力容易不集中。而且高校不乏有年龄偏大的学者教授，视力不好，容易看不清楚屏幕内容，身体也吃不消。因此，如果人人都能用自己的移动设备观看文件资料，并且能够实现实时同屏，达到沉浸式会议效果，这些问题自然解决了。

四、多分校院系远程会议支持

若高等院校召开多分校多院系会议，距离远不能现场参会，这时候可能就需要开展线上与线下同时进行的混合会议，或者开展纯线上会议。线上会议则需要一个简单、灵活、安全的会议系统提供支持——会议系统需要满足包括文件浏览、文件私人及共享批注、文件审批签字、投票表决、任务分配等多种会议协作功能，需要满足在任何地点任何时间开展线上会议的需求。

综上，高等院校开展数字化无纸化会议已成为新时代的新潮流，找寻合适的、满足以上会议要求的、能够全方位支持高等院校会议开展的系统软件已成为当下要考虑的事。

如何进行高质量的数字化无纸化会议？

会前会后同文系统，深耕行业领域多年，凭借CMMI5级研发团队，打造出覆盖会前、会中、会后全流程的企业无纸化会议解决方案，功能包括会议通知、会议议程下发、同屏浏览会议文件、会议文件批注、电子投票、签署、任务分配、文件存储以及会议记录的产生及导出等，大大的提高了会议的效率和安全性。软件无需专用硬件支持，在自身的手机、平板等移动设备端即可随时随地开会。以文档为载体，以结果为导向，以至高的安全标准助力，会前会后同文系统多年来屡获全球嘉奖，闻名业内。

会前会后同文系统公司总部位于中国香港，在新加坡主板上市交易。截至目前，已在全球100多个国家备受信赖，遍布欧洲、亚太地区、美洲、非洲和中东地区。客户包括各国政府、富时100强公司、财富500强公司、教育行业、金融机构、非盈利组织等。

应用会前会后同文系统开展高校会议，更值得信赖： 

1.不用向参会人员分发纸质文件，每个人浏览自己的移动设备上的电子文件即可；如文件需要更新，在后台上传更新后的文件，即可同步到所有与会人员设备终端。这样即使分校或院系参会人数众多，也能实现多人同步阅览最新版本文件。

2.演示稿可同屏到所有参会人员设备上，也能同步主讲人批注，主讲人还可使用“激光笔”工具讲解，让与会人员都能集中注意力，沉浸式参会。会议过程中，参会者也可随时进行文件批注，可设置批注只供私人阅览或共享；

3.一键更换主讲人功能，无需参会人员频繁更换座位，上前演示文件。方便双向互动，更好的开展学术交流；

4.不在现场的参会人员可以通过移动设备参会，同时进行线下会议，混合会议模式，无论各分校各院系是否能到现场参会，会议都能有序开展；也可以进行单纯的线上会议，会前会后同文系统涵盖会前、会中、会后全流程的会议功能，能为高校线上会议提供一体化智能化会议支持。

5.文件浏览及下载权限设置、自动生成文件水印、设备丢失远程一键删除数据等安全功能设置，全方位保护高校会议文件不外泄，为高校文件安全保密工作提供保障。

会前会后同文系统案例证明

凭借上文提到的功能亮点，会前会后同文系统已经与国内外众多知名高校开展了合作，其中包括亚洲排名前三的顶尖大学。

作为一所拥有数千名教职员工的高等大学，他们在寻找能够满足其复杂会议要求的解决方案。该大学的IT总监和执行副总裁在经过多方仔细评估后最终决定与会前会后同文系统合作。

其合作原因部分如下：

1.各院系可管理自己的成员及会议

该大学决定使用会前会后同文系统的一个重要因素，是它允许每个院系在自己的子环境中管理自己的成员和会议。会议组织者不必从上千名用户的长列表中寻找参会人员，而只会看到他们自己的院系成员，让会议准备时间大大减少。

2.保密性高

由于会议内容大多涉及学校管理，因此会议文件时常需要高度保密。会前会后同文系统的水印和加密功能能够确保文件内容不外泄。此外，会前会后是少数几个提供独立部署的会议软件服务商，该软件已安装到学校自己的基础设施当中——通过实现系统的独立部署，学校所有的敏感数据都会安全存储在他们自己的本地服务器上。

3.可扩展性和灵活性

会前会后同文系统的可扩展性和灵活性也使其有别于其他竞争对手。截至目前，该大学有大约1,000名用户使用会前会后，但他们的计划是在几年内向大约5,000名用户推出会前会后解决方案。了解这些信息后，会前会后团队建议对客户的硬件进行必要的调整，并进行必要的内部准备以支持用户量的增长。

4.兼容性强

会前会后同文系统提供多种系统接口来让客户系统与会前会后系统兼容更加顺畅。在该大学的服务中，通过LDAP协议，可以直接利用该大学的LDAP服务器对用户进行验证。同时会前会后还支持ADFS、Exchange Calendar、SharePoint等。

新时代新起点，数字化的浪潮推动各行各业顺应时代趋势，将数字化、信息化、网络化、智能化深入到内部管理中来。高校教育界实现会议数字化无纸化转型，无疑将对学校人才培养、科学研究、学科建设、管理服务等各个方面实现深度优化。会前会后同文系统与各高等院校一起，助力高校数字化转型新作为，为教育现代化贡献力量！