无纸化的好处：拥抱数字化未来

疫情之前，很多大型董事会就已经通过无纸化提升工作效率，疫情之后董事会无纸化的需求迅速增长，如今已经在不同规模、不同大小、不同行业的董事会中得到了广泛应用。除了经济考虑之外，相比于传统的纸质办公，无纸化还有许多优势。

1. 提高组织效率

为了迎合法律或监管机构等合规性的一些要求，文件打印和存储纸质文件是必要的。但是，其他的工作可以说更容易以电子方式处理和存储，特别是考虑到其规模。董事会打印的纸质文件越多，归档整理文件所占用的物理空间就越多，维护其存储和检索所需的工作量就越大。这些因素最终都会导致效率的降低，进而影响生产力。

因此，信息检索方面的问题如果不能完全解决，也可以通过在工作中配置无纸化，最大限度地降低信息检索的难度。随着纸张文件的越来越多，检索时间变得更长，这不仅使管理它们的员工感到烦恼，还影响企业工作效率。考虑到这些，转向数字化以节省更多时间和精力是一种战略性的决策，因为它有助于提高组织的长期效率。

2. 简化协作

大量董事会向无纸化转变的案例表明，对于拥有远程成员的团队来说，无纸化是一种非常理想的工作方式。事实上，线上线下结合的董事会会议已经变得更加普遍，部分董事无法出席现场会议时，能够在数字技术的帮助下以通讯方式参加董事会会议。无纸化提供的这种灵活性，意味着董事无论在何时何地，都能够参加董事会会议或紧急会议。通过数字工具，董事可以随时随地审阅、审批和签署文档，然后可以立即同步给所有协作者。

3. 节省纸张成本

纸张的使用往往容易让人忽视了纸张背后的成本，但如今全球纸张价格正在稳步上涨，预计未来几年将继续上涨。通过转向董事会无纸化，可以规避纸张价格问题及其相关费用，例如打印机、打印机墨水、打印机维护和其他办公用品。综合计算下来，配置无纸化所为企业节省的成本，可能是出乎意料的。

与纸张的高昂成本相比，无纸化软件将为企业带来更高的投资回报率。随着纸张正在迅速成为一种昂贵的商品，通过无纸化节省下的成本，企业可以分配给其他需要增值的业务上去，创造更大的价值。

4. 提高安全性和容灾能力

纸质文件容易发生火灾和其他事故。考虑到这些风险，许多政企单位将其无纸化保存以供使用已成为标准程序，尤其是图书馆等纸质实体单位。同时，无纸化文件的存储也应该受到保护，防止泄露和未经授权的访问，就像保护资料存储库免受盗窃一样。

5. 践行社会责任

支持可持续性，践行社会责任是企业普及无纸化的重要原因之一。因为纸张的生产需要砍伐森林，这会导致温室气体排放和浪费。减少纸张的使用，使企业有机会通过减少使用纸张来参与保护地球，践行企业的社会责任。无纸化办公更具可持续性，每张纸的数据容纳空间都十分有限，但数字文件中的“空间”可以无限扩展。

6. 增加可访问性

最后，实现无纸化可能是迈向包容性的一步。无纸化办公的一些功能可以帮助视力或听力障碍者的工作。旁白、隐藏式字幕和聊天通信为残障人士提供了更好的协作和更多的自由。这些被称为辅助技术，是传统纸张无法实现的好处。无纸化办公对每个人都有利，而不仅仅是残疾人。在外工作的翻译可以随时在线读取用不同语言编写的文件，以及其他传统上需要时间来处理的任务。

有预测表明，在现代，纸张的使用终会减少，取而代之的是数字媒介。人们日常中的应用无一不在证明这一观点，无论是读书还是报纸杂志等盛行一时的纸质阅读材料，用户的习惯多将随着时代的发展在电子产品上阅读。