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推动实现董事会的“绿色意愿”,实现经济成本与企业责任的双赢

forrestyang 发布于 2024-02-29

在现代企业,董事会是公司治理的中枢机构。董事会及其成员作为公司治理的核心管理主体,其在公司的战略策略的制定过程中起着关键的作用。为了实现降低成本、改善企业形象、创新、国际化等战略,许多企业董事会主动进行绿色创新,并建立绿色企业文化。

推动实现董事会的“绿色意愿”,实质性的推行董事会无纸化,除了能够落实企业的绿色文化,还能够促成董事会成员积极主动、科学合理的履行其职权从而增强董事会运作的有效性。

推动实现董事会的“绿色意愿”,实现经济成本与企业责任的双赢插图

优化流程,更新会议信息展示方式

随着网络信息技术的发展,会议文件的分发与浏览、会中协作与信息共享逐渐以电子方式进行。与传统的会议分发纸质文件相比,许多董事更愿选择使用移动设备浏览会议文件。移动设备轻松使用、更方便携带,更容易协作的特点,让董事更愿在董事会软件中浏览文件,董秘在董事会文件工作上也会更轻松。通过电子方式,参会人员可以随时随地访问会议资料,无需担心文件混乱或损坏。同时,参会人员还能进行实时讨论和留痕,为成员协作提供通道。

创新与数字化,探索董事办公方式

纸质文件必须经过处理、组织和存储。由于归档文件中有许多文档,这可能会导致董事会信息检索的效率低下,信息的查阅、沟通都需要浪费大量的时间。在许多情况下,管理员需要快速找到重要的文档,但难以清楚记得存储的位置。

实际上,董事会无纸化后无需处理物理文档或筛选成堆的文件。一方面,处理会议文档材料耗时且效率低下,这会降低相关人员的工作效率和热情。另一方面,董事会无纸化工人员可以将更多时间花在更重要的工作任务上。董事会无纸化后,董事可以以电子方式存储所有重要文档,并且可以通过搜索栏轻松查找,随之访问。

同时,无纸化技术可以成为董事会用于简化流程和改善沟通的工具,实时完成文件审阅审批、任务讨论与意见交流、投票协作等等工作任务。

推动实现董事会的“绿色意愿”,实现经济成本与企业责任的双赢插图1

支持环境,践行企业责任

企业在董事会会议和其他通常基于纸张的会议中每年产生数十万张纸。通过数字手段实现有效的董事会无纸化,这个数字能够有效地减少到零。然而,无纸化技术提供的好处不仅仅是减少纸张使用量。更少的打印和不需要纸质文档存储意味着更少的能源使用、成本和纸面存档所需的空间。

董事会对数字技术充分利用有利于企业降低运作成本,并提高董事的履职能力和决策效率、运作效率,形成良好公司治理效果的内部源动力。同时,还能够帮助企业在消费者心中树立了勇于承担社会责任的绿色形象,提升了企业的声誉。

会前会后通过无纸化推动董事会信息方便快捷的传递信息。从纸质文件更换到可重复使用的互联网移动设备,使用会前会后可促进董事之间的无缝沟通和协作,实时消息传递、远程会议、文件共享和项目管理,董事会能够高效地协同工作、分享想法并共同解决问题,带来更好的团队合作和更快的决策。

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