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董事会会前准备工作及解决方案

forrestyang 发布于 2023-12-14

董事会是公司治理的重要机制之一,董事会会议也是董事的重要履职场景,董事在会议中共同讨论、投票决策的内容将对企业发展产生深远影响。许多学者、从业者为了提高董事会会议的效率和决策质量,想出了许多方法,例如加强董事会前沟通、定期董事培训等。除此之外,在董事会会前,董秘或董办的工作人员需要进行充分的会议准备和集中统筹,避免会中出现意外情况。

董事会会前工作是繁琐的,工作人员需要准备好会议议题、议案文件、议程顺序等,并将会议通知和会议文件提前发给董事做会前准备。如今,借助数字化工具让很多企业的工作效率大有提升,会前会后为董事会的会前准备工作提供以下方案:

1、会前议题、文件征集

在每次定期董事会召开之前,按照不同公司的章程,征集董事会会议议题。各部门向董办提交议题,待议题确定后,根据议题编写议案。许多公司将议题征集的流程规定在本公司章程中,形成明确的董事会议题征集流程。

解决方案:在会前会后中,董秘可通过会前会后调查问卷功能向议题征集部门发送问卷,相关部门在问卷中填写想提交的议题,通过问卷的结果对议题提报情况实时掌控。导出问卷结果,董秘对提报的议题一目了然,节省了反复沟通的时间。

董事会会前准备工作及解决方案插图

2、创建会议、安排会议议程

会前安排既要顾及现场参会的董事,也要顾及以通讯方式参会的董事。会前安排是一个细致入微的工作,在会议开始前,需要确认会议议程是否完整合理,是否需要修改或补充、确认参会人员是否到场等等,并根据具体情况准备其他必要的事项。

解决方案:线上创建会议时,工作人员要填写会议的基本信息,还要添加创建会议的各部分议程,输入议题、上传议案文件、添加投票、签字等项目,针对不同议程设置不同的项目,让每个议题都能进行充分讨论和深度决策。

董事会会前准备工作及解决方案插图1

3、发送会议通知及准备电子文件

董事会会议应当提前通知与会人员和列席人员。董事会会议通知包括但不限于以下内容:会议日期和地点;召开方式;事由及议题;发出通知的日期等。同时应向董事提供会议文件和资料,包括会议议题的相关背景资料,帮助董事提前了解决策的相关信息和数据。在会议前,董事会通过邮件、电话或传真等方式通知所有与会人员,包括董事会成员、监事会成员、高级管理人员等。并准备相关的会议资料,如会议背景资料、议案说明书、财务报表等,便于与会人员了解会议议程和相关内容。

解决方案:管理员通过会前会后创建董事会会议时,需要填写会议相关的信息、设置会议每一议程、环节顺序,上传议案文件及会议资料。随后会议创建成功,可通过会前会后向参会董事发送会议通知邮件,董事可随时登录会前会后查看会议资料。

4、无需为会议准备纸质文件

会议召开之前,工作人员需要布置会议室并打印大量的会议文件。董事会的会议文件动辄几百页,按照参会人数打印会议文件后,进行装订,会前发放到参会者手中。会后为防止会议资料外流,需要对涉密的会议文件进行回收销毁。

解决方案:在使用会前会后中,无需打印纸质会议文件。在创建会议之时便上传会议文件,会中参会者只需打开电子设备即可。参会人员通过会前会后浏览电子文件即可,还可在电子文件上做批注。省去了打印纸质文件的人力物力成本,提高工作效率。同时节约大量纸质耗材,既节能又环保。

董事会会前准备工作及解决方案插图2

5、文件更新

文件更新是一个常见的问题,在会议前议题议案发生变动,或会议前临时修正错误,都需要及时更新修正后的文件。

解决方案:相比于打印纸质文件,会前会后更加适应文件的实时更新。无论是会前的最后一刻,还是会中的时候,当文件出现问题时,都可以随时更换。上传新文件代替旧文件,与会人会实时就收新的文件信息,旧文件保存在文件的历史版本里。

董事会管理系统是一个为董事、董秘和高级管理人员提供必要通信和协作的工作系统。它提供全流程的会议支持,包括现场和通讯形式下的董事会会议、审批流转、投票决议、任务督办、问卷调查等,帮助董事会维护良好的治理并促进董事之间直接对话。

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