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从管理到协作,高管会议无纸化加快信息获取速度

forrestyang 发布于 2024-03-21

上市公司三会以及企业高层领导会议等会议的召开,受工作影响,一些高管领导工作可能处于不同的地理位置而不能面对面现场参会,同时会议还需满足会议中必不可少的决议形成、会议记录、计票监票、签字等环节,因此拥有一个合乎企业高管会议需求的无纸化会议系统至关重要。

随时更新的文件:参会者第一时间接收信息

文件的反复更新和分发,虽然确保了将最新的文件内容发送给董事,但往往忽视了文件多个版本下造成的信息混乱。同时,在文件经过多次更新后,重复的邮件沟通既影响沟通双方的情绪和状态,还影响董事的履职效果。

若当文件需要更新时,只需要在会前会后中的原文件上点击上传新版本,选择对应文件即可完成文件的更新。新文件会覆盖旧文件,旧版本文件作为历史版本存在产品的历史记录中。

从管理到协作,高管会议无纸化加快信息获取速度插图

集中文件平台:连接人与信息

董事会需要一个单独的、将文件集中管理的数据空间,以保证机密文件的存储。将董事会所有的文件和信息在同一个平台上传递,能够减少信息泄露风险,也能将人与信息深度地连接在一起。董事需要查找信息时,就可以在董事会集中文件平台中查找自己需要的文件。

一个整齐有序的文件库可以辅助董事快速的查找信息。会前会后文件库为董事会存储信息提供了一个安全管理平台,一些重要且敏感的文件放入其中,不同的文件可以通过设置权限以圈定文件的可视范围。

从单向到双向:深化决策沟通

有效沟通的最佳方法是在沟通内容上进行协作。同时,为了获取时间和效率,高管需要依靠简化沟通方式来更快地发送信息并获得反馈。高管们需要提前获知会议的具体内容、议题、会议文件等基本信息。这些信息能够帮助高管提前做好参会准备,开会时积极发言,各抒己见,迅速做出决策,从而提高会议效率。

考虑到不同高管所处在不同的地理位置与不同的工作安排,提高协作和沟通效果需要为每位高管安排合适的参会方式。会议现场的高管通过无纸化设备进行同步协作,并共享注释意见,远程参会的高管可以通过视频会议和实时会议工具与会议现场的高管进行实时沟通和协作,完成混合会议的协作。

从管理到协作,高管会议无纸化加快信息获取速度插图1

在高管无纸化会议中,会前会后为高管提供:

1.随时随地查看会议材料;

2.无论是否联网,都可以在材料添加共享或私人批注;

3.随时下载更新材料,且之前文件及批注会保存下来;

4.以电子方式审批签署文件。

会中:

1.实时同屏,可共享批注;

2.激光笔工具,引导注意力;

3.单击“议程”选项并点击文档中的链接,轻松跳转访问议程项目和文档;

4.投票功能,现场进行决议事项投票;

5.跟进项目功能,针对某项工作任务可安排负责人。

会后:

1.跟踪分配的工作项目进度;

2.通过关键字、批注或文件名快速搜索以查找旧的会议文件;

3.会议结束后可随时查看文件及文件批注。

随着数字化转型成为企业共同认知,企业高管会议需求不断增长,对新时期无纸化会议服务的解决方案提出了更高的要求。参会高管不被会议所束缚,在会前会后都能自由阅读文件,会中在会议同屏下也能随时自由浏览文件。除了兼顾个人的阅读习惯、阅读速度、阅读方式,会前会后还为高管提供集中式的文件平台,帮助参会者了解全面的资料。

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