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备份!备份!董事会纸质文件要备份!

forrestyang 发布于 2024-01-31

当一个新产品流行起来时,往往是因为新产品填补了工作中一个待优化的效率缺口。董事会中的工作人员都在寻找一种合适的工具来解决他们正面对着的琐碎的工作,那些重复性的、占据时间的工作。

若谈到董事会工作中的工作,文件方面的工作一定是占据时间的、琐碎的,工作人员需要跟不同部门的领导沟通,搜集文件并确定终稿。这些文件可能会被上传至会议中分发给参会的董事高管,或者保存到文件库中,便于文件存档和后续阅览。无纸化办公的到来,使得电子文件数据剧增。与纸质文件相比,无纸化在以下方面具有优势:

1、物理空间占用

董事会打印的纸质文件越多,归档整理文件所占用的物理空间就越多,维护其存储和检索所需的工作量就越大。这些因素最终都会导致文件归集效率的降低,进而影响生产力。如今,为了数据备份与提高效率,许多文件都以电子化的形式在工作中归集、分类、存储、管理、检索与销毁等等。

备份!备份!董事会纸质文件要备份!插图

2、使用寿命

电子文件和纸质文件都存在使用寿命问题,纸质文件在保管不当时,容易受

潮、虫蛀、无意中的撕扯等行为而被破坏;电子文件因是保存在硬盘、服务器等电子器械上,也可能会受自然灾害以及人为破坏而造成文件丢失或损坏,但如今在电子文件上提供了更多的防护措施。

3、易查找、易浏览

董事会文件可能经过收发、审阅审批、存储和管理等多个步骤,但由于在文件归档工作中,文件较多交杂,这可能会导致信息检索的效率低下,管理效率降低。在许多情况下,董秘需要快速找到重要的董事会文件,电子文件的存储可以方便董事及相关的工作人员快速查找并浏览。

4、分发归集效率

相比于纸质文件统一存档、管理,电子文件的存储工作可以随时在网上完成。无论是董事会文件的分发还是归集,其中经常涉及到文件的安全性、及时性、有序性、完整性等方面。纸质文件在远距离传递时,多以邮寄方式,费时费力;而电子文件在安全的传输方式下,可以随时分发归集。

备份!备份!董事会纸质文件要备份!插图1

纸质文件过渡到电子文件|线上文件管理

许多企业为了合规性需求,通常选择通过纸质文件进行存档。但即便是纸质文件,也需要保存一份电子文件留作存档。用电子文件备份信息,既能够避免纸质文件遭到破坏后,过往工作依旧能够留有记录,也能够满足董事会方便快捷的工作需求。会前会后能够线上管理、归集董事会文件,为董事会文件线上工作提供足够的安全保障,并提高董事会文件管理的工作效率。

会前会后中的文件库,是一个安全集中的文件存储库,可以容纳董事会的所有文档和数据。董事会成员可以在任何地方快捷访问和共享文件,而无需担心董事会数据和文件的安全性。由于与董事会相关的所有内容和文档都存储在同一处,董事会成员不必在多个站点和应用程序之间切换,只需检索、共享或上传所需文档或数据的新版本。

重要的会议资料、决策记录等信息可以通过纸质、电子两种方式存储,纸质文件的完整性、有效性等特性决定了它不可替代的作用,但电子文件的归集、整理、分发简单便捷,能够在很短的时间检索大量的信息,更快的查到过往文件,更快的分发文件。二者相辅相成,通过安全的文件分发方式,使董事会的文件工作更高效、更安全、更灵活。

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