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优化决策路径,助力董事履职能力提升

forrestyang 发布于 2024-03-29

2023年,一企业公司共召开董事会会议6次,召开专委会会议16次,计划2024年会议安排较往年有一定提升。通过会前会后,该企业董事会现在在会议期间讨论的每个议程项目之后进行实时投票,而不是在会议结束后进行集体投票。这意味着董事会成员可以在会议结束后单独审核所有议程项目,确认谁投了票,一目了然是否有任何成员被遗漏。

董事履职能力的三个方面

相关学者认为,董事履职能力应当包括三个方面的内容:一是经营决策的能力,董事应有能够对公司的重大经营事项作出合理和及时决策的能力;二是战略研究能力,董事应有能对公司的战略、风险、人才等具有远期目标的事项提出问题并研究解决方案的能力;三是理解并执行公司治理程序的能力,董事应当能充分了解、理解并熟练应用公司的治理制度、规则和流程,按程序进行经营决策和战略研究,并发表自己的意见。”

董事会是集体决策机制,董事会决议的讨论过程很重要。经过对于议题议案的充分了解,董事能够理性的对其发表观点,进行决策。会前充分的沟通可以构筑董事会成员共同的信息基础,避免因为身份差异、地域距离等因素造成的信息不对称情况影响决策效果和质量。

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明晰讨论过程,展现各方见解

“董事会是集体决策机制,董事会决议的讨论过程很重要。”每位董事看待议案的角度不同,线下集体讨论能够充分展现各方见解。有效的沟通方式能够让参与董事融入到讨论中并大胆地发表自己的看法,系统后台留存董事基于文件内容沟通的交流记录。会前会后文件上的便签、注释、文字框、便利贴、语音注释与群组对话等功能,让董事在文件的不同地方加入“关于此处内容”的讨论和交流。

决策流程嵌套,约束决策行为

决策链条闭环管理,健全董事会议事规范流程。一些企业将党委会审议作为董事会审议的前置程序,审议内容包括公司发展战略、年度经营目标、重要改革方案、涉及职工切身利益的重要问题、年度计划以外的对外投融资方案和重大资金使用计划等。

将决策流程嵌套进会前会后系统中,着力推动董事会决策工作按照预设流程进行,对决策行为进行刚性约束,保存决策记录,落实决策结果,确保决策链条更加完备流畅。

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丰富信息资源,提升履职支撑能力

提高董事会履职支撑能力和水平,需要为董事履职提供良好基础。其中包括向内部董事和外部董事及时报送相关信息,弥合不同董事的信息差,使其充分发挥自身能动性,为董事决策提供全面的信息支撑。

会前会后将董事会的文件都存储在系统内,董事随时打开线上文件库调取信息,形成安全高效、可取可存的董事会线上文件中心。完备的董事会文件库能够缩短董事查找信息的时间和精力,也能为董事之间的信息交流提供足够的信息支撑。董事会工作人员通过会前会后随时向董事提供企业最新的资料和背景信息,丰富信息资源,提升履职支撑能力。

会前会后在董事会会议中使用

1、会议通知和议程分发

董事会会议通知和会议议程文件及时发送给董事,确保董事能够充分了解议程资料和背景信息。董事会的议程涵盖广泛的主题,有公司发展动态、企业经营数据等,包括会议需要董事表决的议案,都需要给董事提前审阅。

2、在线批注和交流

公司董事会董事、高管和其他相关者参加董事会会议时,会前会后提供基于文件的在线协作、沟通等功能,以促进领导团队或董事会之间的信息讨论和决策。

3、投票表决

拥有投票权的董事可以对董事会会议上需决策的议案进行投票。无法参加会议的董事可以委托其他董事代表他们投票。董事会会议的投票通过会前会后进行线上表决,表决结果实时显示,董事可以针对投票结果进行备注。

4、在线签字

董事会的讨论内容不必留到会外签字,投票或会议结束时,董事可在文件上同步/逐一在线签字。

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