无纸化替代纸质文件：董事会会议的新趋势

电视剧中总是出现一个桥段，在明亮的会议室中，秘书向参会者逐个分发会议文件。纸质文件的打印与归集曾是企业董事会会议传递会议文件的主要方式，如今，随着其弊端渐渐显露与董事会无纸化的兴起，不能继续忍受纸质文件弊端的企业转向了以无纸化为主的替代方案。

越来越多的企业转向无纸化

在过去很长一段时间里，尽管无纸化为董事会展示了便利、安全和其他优势，但许多公司董事会仍然坚定地选择传统的纸质文件工作流程。这是董事会过去一直坚持的工作方式，所以他们并不觉得有必要转向新的东西。“如果它没有坏，就不要修理它”，那些董事会的想法正如这句英国谚语。

数字时代的到来快速影响着企业的工作效率，纸质文件仍长期以同样的工作方式和流程使用在董事会工作中。

由于以下原因，以无纸化的方式替代纸质文件成为董事会信息化的一个趋势：

纸张所表达的内容有限

在传统会议中，纸质文件由于受到纸张和版面等因素的限制，下发的文件都是精简过的，不能体现出文件的全部信息，容易出现文件内容和背景的“剥离性”。经过“剥离”的文章，不仅增强了文件内容的理解难度，还有可能因为不全面的信息让参会人员对于会议内容做出错误的理解。

打印文件成本高，回报低

在一些企业中，为了应对不可预料的意外，会议要求每个参与者都有一份备用的会议文件。工作人员将董事会会议所需的文件打印出来，装订后发给参会董事。会前打印、会后销毁，这意味着每次开会时，都需要打印大量的文件，会后再进行销毁。纸张、墨盒、打印机、碎纸机、以及工作人员的时间精力，这些都是容易被忽视掉的成本。不只是成本的投入，这还意味着公司及其员工需要花大量的时间投入文件工作，而不是做实际工作。