董事会文件工作的极简指南

现如今，董事会的文件工作多以电子形式传输，方便董事接收文件，董事可以在直接在文件上注释、评论，留下自己的意见与看法，并实时将注释同步给其他董事会成员。董事会大量的文件需要有序管理存档，既不能丢失，也不能泄露。董事会管理软件是董事会的数字化办公系统，通过一个集中的电子文件库集中管理董事会的文件与信息共享活动，通过数字工具的使用简化董事会的文件工作。

文件分发与传阅

将文件分发给参会者会消耗管理员太多时间并存在一定的安全风险。分发纸质文件可能会发生问题，比如文档丢失或送到错误的人手中。在统一平台进行文件分发可以降低发生风险的可能性。

会前会后董事会管理软件可以上传文件至文件库或会议议程中，管理员无需为董事打印纸质文件，即可完成文件的线上分发与传阅。董事使用平板即可浏览文件、参加会议、共享批注，而不必在纸质文件中翻找信息。

文件更新

当文件信息或文件资料的内容发生变化，管理员需要重新发送文件及任务通知，并说明更新信息，防止董事混淆文件版本从而错过最新的文件信息。即使在文件搜集阶段，反复更新文件也容易造成文件版本的混乱。文件版本迭代记录，更新文件替代源文件，避免文件存储混乱和混淆不清。

文件归档

文件归集需要注意及时、全面、安全等方面，及时归档各类文件，使文件管理与存储统一详尽，同时又要注重安全性。当需要搜集多个部门上报的文件时，将所有的文件归集到一处既费时又费力，尤其是每个部门不只一份文件时。所有人穿插着传输文件，文件又反复的更新和修改，拉长了电子邮件无休止的沟通进程。

文件下载

线上分发文件时，为了保护文件的安全性，管理员可以设置董事或其他收到文件的工作人员对文件的操作，即设置用户权限。在会前会后董事会管理软件后台，可针对文件设置访问权限及下载权限，也可以针对不同用户、群组进行权限设置，在发文件之前即确定文件是否可以浏览、下载、批注等等。双重权限保障，从源头上防止涉密会议文件泄露事件发生。

保存在本地的文件可以满足董事随时的离线文件访问，文件保存在本地，但不离开平台。管理员只能在本设备的账号内离线浏览文件，不能在会前会后董事会管理软件以外的地方浏览董事会文件。

全文检索

文件库可存储与董事相关的集团报告、文件、数据等信息资料，方便董事线上检索并查阅，有效帮助董事全面了解行业发展动态和企业经营管理情况。在查找过往资料时，管理员或董事可以搜索文件夹名称、文件名称或关键词快速锁定文件位置。通过关键词查找相应文件，大大减少董事寻找对应文件的时间，大大降低了查找文件的时间成本。

文件格式

会前会后董事会管理软件支持上传多种格式文件，包含Word、Excel、PPT、PDF等常用的各类文件格式。文件上传后将会被转换为安全的PDF格式，无需借助额外软件。

在会前会后董事会管理软件中上传文件后，经程序处理统一呈现为PDF格式。不改变原始文件的内容、排版与状态，只是在董事打开文件时，会前会后董事会管理软件就会对相应的文件进行处理并呈现到应用程序中，文件格式转换不需要额外的费用。

董事会的文件工作可以通过会前会后董事会管理软件减少工作程序，文件的归集不再需要反复邮件沟通；文件管理也能通过权限设置等功能满足各方面的需求；文件集中在一处，随时可阅读，避免通过管理员查找文件。简化这些工作将大大减少的管理员在文件工作上的时间，将有限的时间与精力投入到文件内容等方面上去。