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董事分散全球各地,如何解决国际会议卡顿问题?

forrestyang 发布于 2024-04-09

随着会议的召开方式发生变化,许多跨国企业董事会采用现场结合远程的方式开启国际会议。如今,多种参会方式共同协作正在成为跨国董事会会议的常态。无论董事身在何处,都可以随时进行协作,审批审议任务并跟踪进度和结果,在线审阅会议记录和签字,无需出差完成这些工作。

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会议新形势:现场会议结合远程通讯会议

现场会议结合远程通讯会议,对不同参会方式的包容性使董事会变得更高效。在Live Career的一项调查中,49%的受访专业人士表示他们同时参加在线和面对面会议,而仅参加在线会议的这一比例为26%。而在人大商学院的一项统计中,以沪深300公司为样本,远程通讯会议在所有董事会会议中的占比从2006年的32%上升到2019年的70%。

国际会议面临的卡顿和沟通问题

任何技术产品的使用都可能存在技术问题。在国际会议期间,不稳定的网络和会议工具随时可能发生视频会议故障。大多数情况下,远程参会者很难听到会议室现场中的讨论。这可能由于现场与会者坐得离笔记本电脑或麦克风不够近,或者由于互联网连接不稳定,他们可能会遇到音频失真或回声。最坏的情况则是会议中断或远程参会者被迫下线,影响氛围正好的会议讨论,并分散会议中每个人的注意力。

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然而,并非国际会议中所有的问题都是技术问题。以不同形式参会的参会者的沟通和互动同样可能是一个严重的障碍。远程参会者与现场参会者会感到现实与网络的分裂感,远程参会者通常会感到被排除在讨论之外,尤其是在多数董事现场参会的情况下。同时,不同的参会方式为不同的参会者获取对方的环境线索或肢体语言造成了障碍。此外,具有大量内容共享的会议经常忘记为互动和提问分配时间,尤其是对于远程参会者。

国际会议中,董事会可用的董事会会议工具

有效的董事会会议需要董事之间进行充分的信息沟通和意见分享。会前会后能够构建会议议程,为问答和实际头脑风暴提供时间段,可以促进参与者之间的更好参与,让每位董事实时接收其他董事的意见和反馈。

更灵活的日程安排—从繁忙的日程中出差,安排线下会议可能会令人讨厌。会前会后可以通过减少路程时间,让国外董事选择适合自己情况的会议地点,为参会者提供更多便利。此外,会前会后能够通过满足不同参与者的需求和偏好来促进包容性,无论他们是在办公室还是远程工作。

更高的出席率—鉴于包容不同参会方式所提供的便利性和灵活性,出席人数可能会更高。参会者不必担心距离,也不必担心路程所需的时间和成本。会中,董事借助会前会后可以共享内容并进行演示,访问不同的时区和地理位置。

董事分散全球各地,如何解决国际会议卡顿问题?插图2

成本效益—会前会后能够节省与会者的差旅费用、纸张人力等资源的成本费用和场地租赁费用(尤其是对于公司范围的大型会议),这意味着组织会议的成本更低。

提高参与度—会前会后的另一个优势是可以访问提供董事会成员互动和履职工具的集中平台。这为不同参会方式的与会者提供了在会议期间和会议外进行沟通和协作的多种方式途径,这可能包括文档共享和审批、实时投票和签字。

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