无纸化董事会会议：如何为董事会选择最佳软件？

并非所有会议都富有成效。当企业仍在举行传统的纸笔会议时，用在准备与流程中的工作占用了参会者和员工大量的工作时间。

为了消除所有麻烦，使用正确的董事会无纸化软件可以更轻松地切换到无纸化会议。

现在董事会无纸化软件在市场上很容易配置和安装，您可以省去打印文档的麻烦和会前准备工作。事实上，一项统计数据显示，使用无纸化董事会会议软件的公司每年节省多达90%的会议准备时间。

由于企业现在都在用平板代理纸张文件开会，这也意味着大多数会议都是无纸化的。这可以减少使用的纸张量，同时，还为企业节省购买墨水、活页夹、纸张、文件夹、和其他会议必备材料的成本。

董事会会议仅靠视频会议工具是不够的。在举行会议时，团队成员进行协作至关重要，无论是现场还是无法到场的董事。使用演示控制功能，用户可以同步页面、演示和切换主讲人选项。它还允许您打开文档而无需切换到不同的应用程序，并且所有人基于一份文件上进行批注和交流。

打印文件的缺点之一是企业无法控制谁可以访问它们。然而，董事会无纸化软件的一个优点是能够控制分发的信息。审计跟踪等安全功能可以帮助您监控董事会中发生的活动，您将可以查询访问或已下载文档的人员。

将文件分发给参会者会消耗太多时间并带来风险。由快递员送达的会议包可能会发生问题，比如文档丢失或送到错误的人手中。在统一平台进行文件分发进行可以降低发生风险的可能性。

为了跟上数字化转型的步伐，将包括会议在内的业务流程数字化至关重要。而且，为您的组织选择最佳软件，您必须考虑许多方面：

在技术方面，并非公司中的每个人都是专家。至关重要的是，您将要选择的软件不会给高龄的董事带来使用上的麻烦。它应该是直观且易于使用的、符合用户习惯且满足需求的。

在董事会会议期间，协作至关重要。您选择的董事会无纸化软件必须具有协作工具，例如演示控制、注释、视频会议、页面同步等。这允许参会者发生更多的互动和协作，从而做出更好的决策。

将业务流程数字化的公司并不能消除网络攻击的风险。选择安全且能够保护您的隐私的董事会软件应该是重中之重。您的企业必须考虑关键的安全功能。

幸运的是，像会前会后这样的软件提供了这些严格的安全功能。会前会后具有基于角色的访问控制，以保护文档免受别有用心的恶意浏览；具有跟踪任何活动的审计跟踪功能以及只有您的公司有权访问的文档存储库。

会前会后使董事会会议变得简单。除了无纸化的董事会会议准备工作外，会前会后还允许在会议期间可以使用不同工具进行无纸化的协作。这方面的一个例子是实时会议功能，它允许您实时更新文档，还允许用户在视频会议时进行演示。

会前会后以SaaS模式服务客户，总是尽最大努力实现客户的期望。其提供全天候客户支持，如果企业遇到系统问题，可以及时帮助客户解决问题。

从传统的纸笔会议到无纸化董事会会议的过渡并不困难。您只需要确定所需的特定功能。如果您正在寻找可靠、值得信赖且易于使用的董事会信息系统，那么会前会后是您组织的合适选择。

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