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董事会会议软件|如何满足高层领导关于无纸化会议的灵活性需求?

forrestyang 发布于 2024-01-04

董事会会议软件是董事会召开董事会会议、专门委员会会议、高管会议等场景下使用的软件,能够帮助董事在线履职,远程或现场参加会议。

“除了安全性,便捷使用也是我们十分重视的部分。”或参加外地调研,或跨地参加企业会议,或在线会议决议,企业高管、董事需要经常性的出差或在线履职。董事会会议软件能够帮助不同参会方式参会的协作。

1、出差途中,履职参会

若董事在出差途中,为完成审阅审批任务,文件还要随身携带或打印,麻烦程度不言而喻。同时,外地董事参加董事会会议以及企业的其他会议,也不便于不停往返于两地。

在此情况中,董事可以通过会前会后在线履职,及时在线审批董事会决策事项,审阅文件资料,并通过会前会后与通讯参加会议或现场会议中的参会者进行协作。如果董事在出差途中,或者碰到网络不好的情况,也能够离线浏览并批注文件。

董事会会议软件|如何满足高层领导关于无纸化会议的灵活性需求?插图

2、会前批注,留到会中

为了对会议内容充分了解,许多与会者在参会前对会议文件都会做很多勾画与备注。但是无论是以纸张文件为基础的会议,或是用视频会议系统开会,会前在文件上的注释无法保存到会中文件上。但是随着无纸化、数字化会议的广泛使用,保存会议文件的会前注释功能已然实现。

当会议通知下发后,参会董事可在会前会后应用端收到通知。可提前浏览会议文件并做私人批注,做好充足的会议准备。会前在文件上所做的私人注释仍会留在会议文件上,保存在自己的账号中,会中每个人打开的都是各自在会前注释的文件。待会议开始后,参会者登录账号打开文件时,便可基于文件继续勾画批注。

董事会会议软件|如何满足高层领导关于无纸化会议的灵活性需求?插图1

3、设备使用,自主选择

董事会会议软件依托网络,董事可以在个人手机、平板或移动PC端安装会前会后软件。董事高管可以自由选择的自己中意的设备,Android、iOS、Mac、Windows、鸿蒙等主流产品都能够完美兼容。同时,在没有特殊设置的情况下,使用不同设备登录并不会影响用户操作,用户账号的操作会同步到各个设备中。

4、任何时间,任何地点

董事、高管可以在任何时间、任何地点通过个人的手机平板等移动设备查看会议材料,并对文件进行注释。这些会前在文件上所做的注释和笔记将永久保存在文件中,大大提高了会前工作的效率和便捷性。

当高管的时间冲突,不能在预定时间到达会议现场时,使用董事会会议软件可以在线参加高管会议,与现场的参会者同翻一份文件,在线参加讨论并参与集体决策。若高管的工作发生矛盾时,高管可以在会后浏览会议讨论内容和结果,查看会议内容。

董事会会议软件|如何满足高层领导关于无纸化会议的灵活性需求?插图2

配置董事会会议软件能够快速促进高管会议、董事会会议的无纸化。会前会后作为董事会会议软件,可以满足不同场景下的不同需求,这包括适用于不同参会方式下参会者的协作、自主选择使用设备、会议批注与操作永久保存。此外会前会后灵活性还体现在各级权限设置,根据需求设置会议纪要模板等等。

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