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外部董事提前了解议题,如何做?

forrestyang 发布于 2024-04-09

外部董事主要指不在公司任职和取酬的人员,不参与公司的生产和经营活动,主要来自国有控股股东提名和推荐的专家、学者,外部董事分为专职外部董事和兼职外部董事。

在董事会的结构中,外部董事占据重要的地位,根据2023年12月29日第十四届全国人大常委会第七次会议通过新修订的《中华人民共和国公司法》中规定,国有独资公司的董事会依照本法规定行使职权。国有独资公司的董事会成员中,应当过半数为外部董事,并应当有公司职工代表。

风险防范、决策全面

外部董事为企业董事会决策注入了新鲜的血液,与内部董事不同,外部董事不在企业内任职,也没有直接的参与公司的生产经营活动,能够相对的站在客观的角度审视全局,避免决策皆是“局内人”的立场,及时警觉运营风险。同时,外部董事的见识、阅历可以增强决策的丰富性,可以更好支撑董事会的有效运转,达到董事会监管职责的要求。

外部董事提前了解议题,如何做?插图

外部董事若要切实履行好岗位职责,完整准确掌握企业情况非常重要,可以让外部董事更好地了解公司面临的风险和挑战,并加深外部董事对于公司管理层对各项议题的看法和决策依据的理解。外部董事全面了解和准确掌握企业的基本情况、经营状况、资源禀赋、文化特点等综合信息,为高效履职、科学决策奠定坚实基础,在公司发展的决策性问题上提出建设性意见。

获取权威信息、深入了解议题

作为公司治理结构中的独立监督者,外部董事需要通过认真阅读议题材料,全面了解公司的经营状况为公司提供专业客观的意见和建议,在内部董事与企业利益发生冲突时,外部董事可以独立决策不受影响。外部董事履职需要搜集多项信息,包括任职企业所处的行业特点、企业年度工作计划、经营和改革发展的重难点问题、未来发展方向等内容。

获取权威信息

因不在内部任职,外部董事获取公司信息的能力较弱,当获取到不完全或扭曲的信息会影响外部董事的判断。来自单一渠道的信息能够保障外部董事接收信息的正确性,会前会后通过单一信息源为外部董事提供董事会的信息,在系统内上传文件或信息、外部董事立即就能收到,节省时间,提高效率。

外部董事提前了解议题,如何做?插图1

深入了解议案资料

通过私人/共享注释、便签、议程督办、激光笔等功能增加外部董事在文件内容方面的表达渠道,在文件上添加文字意见批注并实时同步给其他董事,批注、书签、高亮笔等工具能够帮助外部董事勾画、记录重点内容,提前对文件、议案内容做出充分的准备,深入了解议案资料,以便在会上献言献策。

数字化履职保障

会前会后用数字化功能服务外部董事,外部董事借此利用自己的专业知识和商业经验,提出多元化的见解和看法,助力提高董事会决策水平和质量。会前会后构建董事履职保障模块,主要用于内外部董事全面了解企业运营情况,包括企业经营生产、财务指标等动态更新。提供内部问卷调查,意见与建议收集反馈等功能,提高董事会内部调研的灵活性、透明度,提高外部董事履职保障水平。

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