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通过无纸化操作,实现董事的绿色办公

forrestyang 发布于 2023-12-28

在董事会会议召开之前,董秘和董办的工作人员需要手动搜集会议议题、打印会议材料并将其分发给在世界各地工作的董事会成员。仅仅收集和准备会议所需的文件,董秘和工作人员就需要付出很多精力和时间。但是无纸化的操作方便快捷,无需打印会议资料,能够线上快速的分发文件,搜集会议议案和议题,节省董事、董秘等董事会成员的时间精力。

节省纸张资源

传统的纸张会议需要将大量的纸质文件和材料分发给与会人员,这既浪费时间又消耗资源。尤其是董事会会议文件动辄几百页,为每位参会者打印和装订会议文件,一旦文件有更改,便需要重新打印,在这个过程中会消耗大量的纸张、墨粉、打印设备等资源。在会议结束以后,工作人员还需对敏感机密的文件进行回收销毁,这属实要耗费掉不少的时间精力和纸张。而会前会后则只需通过移动设备即可查看和传发文件,无需工作人员花费时间打印文件,文件线上传发、阅览,从而实现资源的有效利用。

通过无纸化操作,实现董事的绿色办公插图

提高会议准备效率

大量的文件纸张对参会者很不友好,不好翻阅,又沉又厚重。董事在有限的会议时间内难以看完,又不方便携带。而会前会后传发无纸化文件,线上发送文件给参会人员,使会议材料分发更为便捷,提高会议准备工作的效率。

同时,参会人员可以在任何时间、任何地点通过个人的手机平板等移动设备查看会议材料,并对文件进行注释。这些会前在文件上所做的注释和笔记将永久保存在文件中,大大提高了会前工作的效率和便捷性。

促进信息共享与协作

会前会后使得信息可以更容易地在参会人员之间共享和传播,参会人可以随时随地查看和批注会议材料,将自己的想法、见解和批注,共享给其他与会者。在一份文件上体现不同参会者的批注,这有助于提高团队协作的效率。

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随着信息化时代的普及,董事会对信息处理和传递的方式提出了更高的要求。除了安全性以外,便捷性和灵活性成为董事会的新追求。会前会后的应用将会使董事日常履职可以更加便捷、在特殊情况下履职可以更加灵活,并在一些地缘距离的限制下,董事可以在线履职,实时接收董事会的全部信息。董事能够在线完成董事会的审阅审批任务,通过董事履职软件中的无纸化操作,轻松实现绿色履职。

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