数字化会议文件工具：董事会工作的灵活与高效

从建设“高大上”的会议室到重视功能全面与灵活安全的软件应用，董事会正在追求更实用的数字工具。当数字化时代来临时，数字化工具深刻重塑了企业的运营方式和员工的工作方式，同时，也影响到了董事会的工作流程。

从会议文件打印、会前邮件分发，到会后文件粉碎，都需要在会议工具之外完成。“重金”建设的会议室只能在线下的会议室中使用，这无疑是董事会转向使用功能全面更实用的董事会门户管理工具的原因之一。

此外，会前会后董事会文件管理工具的优势还包括：

方便快捷的文件访问

以往企业在会议室中召开会议时，会前通常有专门的行政人员将会议资料发送到现场的硬件设备中，参会人员不能提前看到资料，也不能将资料带出会议室。

而会前会后董事会文件管理工具能够在会前分发会议资料，参会董事、高管都可以在会前查阅资料。会议文件只能在系统中查阅，保证董事会的文件都在平台中集中流转。

安全保密的文件管理

董事会经常需要处理数百页的报告和文件，会前会后董事会文件管理工具的目标，是让董事会在集中的文档存储库更容易找到和管理大量文件。用文件存储库来存放董事会所需的文件、议案、会议记录等资料，董事在需要时随时调取，工作人员也可以快速查阅审议和会议所需的文件。在安全方面，会前会后董事会文件管理工具通过细颗粒度的权限设置、多级加密和审计跟踪来保护信息文件的安全性。

简单轻松的文件协作

会上会下，董事们可以在文件上进行批注、注释、标记、添加便签等进行交流协作，并通过选择共享注释还是私人注释来决定文件注释是否公开。董事会通过会议文档协作，不仅能够节省在文件处理工作上消耗的时间和精力，也能提高董事的互动和协作效率，提高决策质量。

除此之外，会前会后董事会文件管理工具在会议上的使用还具备其他优势：

灵活的会议室

通过会前会后董事会文件管理工具召开会议时，参会者无需前往会议室，无需使用专门的移动设备，无论是线上会议还是线下会议，会前会后董事会文件管理工具都能够很好地满足需求。通过一部手机或是平板，根据会议需求可召开线上会议、线下会议或者线上线下协同会议等等。会前会后董事会文件管理工具支持语音、视频多种线上会议方式。将会议室建设在平板里，随时随地即可开启会议。

适用于多种会议方式

在线上会议使用时，即使在外地出差、在外旅行、居家办公等等的参会者都可以随时随地加入会议；在现场会议中使用时，会前会后董事会文件管理工具的功能能够满足会议上的每个环节，并应对各种突发情况。无论以哪种方式开启会议，会前会后董事会文件管理工具都能够满足参会者会议资料实时查阅批注、同步阅览、批注同步、实时互动、投票表决等等功能需求。

集中式的文件存储库、董事会统一的信息中心安全保密的文件管理，作为董事会文件管理工具的会前会后，可以帮助上市公司董事会简化工作任务。更好地连接董事会成员，统筹管理董事会内部信息，为董事会常规任务和突发状况提供数字化的解决方案。会前会后董事会文件管理工具的高效、便捷、灵活、安全的产品特点，将带给企业焕然一新的使用感受。