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强化磋商沟通,董事会会前不沟通不上会

forrestyang 发布于 2024-01-04

“完善与外部董事沟通协商制度,党组前置研究后,通过专题会、分别交流等方式,与外部董事加强沟通,形成共识后再上董事会决策。”董事会通过将会议议题、文件资料、审批流程、决策顺序嵌入董事会管理系统,决策流程细化,一目了然。

形成共识,提高决策效率

会前沟通可以让董事彼此之间交流意见,解决一些可能引起争议或阻碍会议进程的问题,确保会议的顺利进行。参会者可以充分了解会议的目的、议题和讨论的重点,明确自己的角色和责任,为会议做好准备。在某些重要或敏感的议题上,通过会前沟通,参会者可以就相关议题的基本原则、立场和要求达成共识,避免在会议中出现大的分歧和争议。

强化磋商沟通,董事会会前不沟通不上会插图

会前的充分沟通是影响会议决策质量的重要因素,这已成为众多企业的共识。“不沟通不上会,沟通不充分不上会”、“决策前充分审阅、决策时独立表决、决策后督办执行”是不少企业在董事会决议前明确提出的要求。董事会成员往往因为身份、专业、地域等方面差异较大,会前会中缺乏有效的沟通,致使其难以决策。

细化决策,拓宽沟通渠道

鼓励董事在董事会会议前交流,会议中各抒己见、畅所欲言,董事独立、充分表达个人意见,在充分讨论的基础上进行表决。有效的沟通方式能够让参与者融入到讨论中并大胆地发表自己的看法。会前会后便签、注释、文字添加以及可选择人员的群组对话等功能,不同的沟通工具适用于不同的场景和目的,让董事容易加入交流。

在平板上勾画不仅能标注出演讲或接收的重要信息,还能够随时与他人沟通。每位用户手中的移动设备如同电子白板,可以记录或向他人展示自己的想法,同时会上的想法也可以保留在自己的文件上。

强化磋商沟通,董事会会前不沟通不上会插图1

沟通磋商,提供充分信息

外部董事未在公司任职其他岗位,对公司事务具体信息缺乏了解,并且由于地域区隔,部分外部董事与公司互动少,对公司生产经营信息缺乏了解,容易造成与其他董事间的信息不对称,难以结合自身的专业知识和局外人视角给出专业的意见。这些都容易出现外部董事个人能力不支撑岗位的能力要求,导致履职效能不佳,而影响发挥董事会定战略、做决策和防风险的作用。

推动外部董事多渠道深入了解公司实际情况,及时接收全面、准确的信息和数据对董事会决策至关重要。若需要相关资料的内容,董事可以随时打开文件库调取信息。完备的董事会文件库能够缩短董事查找信息的时间和精力,也能为董事之间的信息交流提供足够的信息支撑。董事会工作人员可以随时向董事提供企业最新的资料和背景信息,让每位董事都能充分了解会议的议题议案内容。

会前会后—董事会成员的交流工具

董事会成员在会前进行充分的沟通,确保每个参会者对会议的目的、议题和讨论的重点都有明确的认识,可以避免会议过程中出现偏离主题或重复讨论的情况。与此同时,达成共识能够提高参会者对会议的参与度和投入度,使他们更加积极地参与到讨论和决策中来。

强化磋商沟通,董事会会前不沟通不上会插图2

会前会后有利于董事会构建董事履职保障,主要用于董事全面了解企业运营情况,具备企业经营生产、财务指标(链接各业务归口部门数据)等动态更新,董事会无纸化会议,外部董事意见与建议收集反馈,董事会成员沟通与表决等功能,实现董事工作信息化、系统化,提高董事调研灵活性、透明度,提高外部董事履职保障水平。

借助会前会后,董事将重要文件放入其中,随身携带在智能手机、平板电脑或笔记本电脑里。借助移动设备的便利性,他们可以轻松地查看会议文件,记下笔记,参与文件的讨论,然后进行决策。

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