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赋能高校领导会议,让高校更高效

forrestyang 发布于 2024-01-11

高校召开领导小组会议时,需要与参会领导提前协调时间,以保证能够准时参加会议。若会议参会者涉及多个分校多院系领导,由于距离原因,无法现场参会,这时候就需要开展线上与线下同时进行的混合会议,需要一个简单、灵活、安全的会议工具提供会议支持。为此,会前会后能够提供以下支持:

1、会议线上准备

会前准备总是要花费很多时间和精力,包括与参会人员的沟通,协调会议时间参会地点与会议方式,传发会议文件,修改会议议案及更新会议议程,确定会议流程等。

赋能高校领导会议,让高校更高效插图

2、替代纸质文件

分发纸质文件需要大量的纸张资源,又占用太多工作时间来打印文件,工作效率差且十分浪费。更不要说一旦文件需要更新,又要重新打印和分发,十分麻烦。会前会后将文件集中在参会者的账号中,参会者登录账号即可浏览文件,并能在文件上勾画批注,记录观点或将想法分享给他人。

3、灵活开会,适应不同会议情况

会前会后可以灵活使用在任何移动设备上,参会者可以通过手机、平板或移动电脑参会,这意味着参会者可以在任何地点参会,不必因为固定的会议设备集中到一个会议室中。有效防止远程参会者因不能到现场而无法与现场参会者协作的问题。

4、会中协作,提高沟通能力

校领导在会议中针对文件进行汇报与沟通时,可以通过文件同屏来统一参会者的屏幕,集中参会者的注意力。同时,在会议同屏时,与会者也能够随时自由操作,文件同屏与自由操作一键切换。

5、多院系管理,会议有效分隔

对于高校领导会议,会前会后的优势之一是它允许每个院系在自己的子环境中管理自己的成员和会议。会议组织者不必从所有领导的长列表中查找参会人员,而只会看到他们自己的院系成员,大大减少会议管理精力。

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6、涉密会议,保密性高

由于校领导会议涉及到学校管理,会议材料时常需要高度保密。会前会后提供多种安全防护措施保护文件内容不外泄,例如权限控制、自动水印、双重身份验证等。除此之外,还提供审计跟踪等功能为突发情况提供泄密证据。

在许多高校领导会议中,信息多通过口头解释指示信息位置、传播信息内容,但此方法容易造成注意力不集中,并降低会议的沟通质量。在会议中,参会者都能用自己的移动设备浏览文件资料,并实现实时同屏,使参会者沉浸在会议,改善会议质量和效果。

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