数字化大变革，当无纸化会议系统走进高等院校

近日，上海市教育委员会印发《上海市教育数字化转型实施方案（2021-2023）》（以下简称《方案》），将数字化转型作为推进教育现代化建设与高质量发展的重要引擎和关键特征。

《方案》以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，深入贯彻习近平总书记关于建设网络强国、数字中国、智慧社会的战略部署和优先发展教育事业、加快教育现代化、建设教育强国的指示精神。全面贯彻落实全国教育大会精神，以全方位改革促全面发展，激发教育发展的内生动力和活力。在上海全面推进城市数字化转型的背景下，将数字化转型作为推进教育现代化建设与高质量发展的重要引擎和关键特征。

《方案》提出要以数字化提升教育政务服务和学校管理能级，促进管理精细化、服务精准化、决策科学化。新时代数字化工具是推动高校提升决策管理质量的必要措施，而会议的召开作为高校各部门更好的传达政策、落实政策、解决问题的必要手段,召开方式随着信息技术的不断发展也正迎来了可喜的变革。

高校每次开会，会前准备工作繁琐，工作量大且缺乏应变能力。会议签到、表决、会议讨论、会议记录等流程相互独立，集成性差。会中文件量大，分发效率差，参会人员交互时需要操作多套设备，音频、视频、文件大屏幕演示等，演示信息多集中于传统大屏幕，距离远的参会人员观看困难，且不方便开展实时交互。文件安全也无法保障，会对高端机密造成严重威胁，甚至导致重大损失。

如高校开展学术交流研讨会议，一般具有国际性、权威性、高知识性、高互动性特点，参会者往往都会将自己的研究成果向大家演示，并进行大量互动研讨。随着时代发展，学术研讨会议中对会议文件的实时演示、参会人员交流互动等方面的要求越来越高，而传统的会议方式分发大量纸质文件材料等行为无法满足这方面的使用需求。会前会后无纸化会议系统可以有效的解决传统会议上述缺点，让文件演示更加直观、交流互动效果更好。

1. 不用向参会人员分发纸质文件，每个人浏览自己的终端设备上的电子文件，在便捷高效的同时节约纸张，绿色环保；
2. 演示稿可同屏其他参会人员终端上，演示时同步主讲人批注，主讲人还可使用“激光笔”工具进行更有效讲解。会议过程中，参会者也可随时进行文件批注，可设置批注私人或共享；
3. 一键更换主讲人功能，方便双向互动，更好的开展学术交流；
4. 设置文件浏览权限及下载权限，自动生成文件水印，全方位保护资料内容不外泄。

随着数字化进程逐步加快，以及教育教学方式的不断革新。从形势上迫切需要一个能够实现更高效教学研讨的无纸化会议系统，会前会后无纸化会议系统应时而生，有力的实现无纸化会议、全力推行电子政务及高校的现代化建设。

备受信赖的无纸化会议系统解决方案

通过长期的探索与实践，近年来，选择安装会前会后无纸化会议系统来进行会议管理的高校逐步呈上升趋势。

作为一款助力企业和高校更高效管理的无纸化会议系统，会前会后在全球100多个国家备受信赖，遍布欧洲、亚太地区、美洲、非洲和中东地区。客户包括各国政府、富时100强公司、财富500强公司、教育行业、金融机构、非盈利组织。会前会后无纸化会议系统的公司总部位于中国香港，在新加坡主板上市交易。此系统由 CMMI5 级团队研发，通过让会议召开的全流程无纸化，使会议更高效，屡获全球嘉奖，闻名业内。

截至今日，会前会后无纸化会议系统已与国内外众多知名高校合作，甚至包括位列亚洲排名前三的顶尖大学之一。作为一所拥有数千名教职员工的高等大学，他们正在寻找一种能够处理其复杂会议要求的解决方案。由于会前会后无纸化会议系统在功能性、安全性、移动性、灵活性上的高水平，大学IT总监和执行副总裁在仔细评估后最终决定与会前会后合作。

该大学使用会前会后无纸化会议系统的原因：

1. 各院系可管理自己的成员及会议

该大学决定使用会前会后无纸化会议系统的一个重要因素，是它允许每个院系在自己的子环境中管理自己的成员和会议。会议组织者不必从上千名用户的长列表中查找参会人员，而只会看到他们自己的院系成员，会议准备时间大大减少。

2. 保密性高

由于会议涉及学校管理，他们使用的会议材料时常需要高度保密。会前会后无纸化会议系统的水印和加密功能能够确保文件内容不外泄。此外，由于会前会后是少数几个提供独立部署的会议软件服务商，该软件已安装到学校自己的基础设施中。通过实现系统的独立部署，学校所有的敏感数据都会安全存储在他们自己的本地服务器上。

3.可扩展性和灵活性

会前会后无纸化会议系统的可扩展性和灵活性也使其有别于其他竞争对手。目前，该大学有大约1,000名用户使用，但他们的计划是在几年内向大约5,000名用户推出会前会后解决方案。了解这些信息后，会前会后团队建议对客户的硬件进行必要的调整，并进行必要的内部准备以支持用户量的增长。

4.兼容性强

会前会后无纸化会议系统提供多种系统接口来让客户系统与会前会后的系统兼容更加顺畅。在该大学的服务中，通过LDAP协议，可以直接利用该大学的LDAP服务器对用户进行验证。同时会前会后还支持ADFS、Exchange Calendar、SharePoint等。

会前会后无纸化会议系统致力于打造一套运行稳定，确保会议文件安全、提高会议效率以及节约会议支出的多功能全流程会议系统，为高校创造良好的教育教学环境，实现产教融合和校企协同育人，为各行业向数字化转型提供强大支撑。