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董事履职数字化友好指南

forrestyang 发布于 2023-12-28

董事是由股东委派或职工代表大会选举产生的在公司内部具有决策权的人员,是公司内部治理的主要力量,行使股东赋予的权利并对股东负责,按照董事的职权要求履行自身工作职责,为公司的发展做出贡献。

董事履职数字化友好指南插图

董事年龄偏高会是阻碍数字化履职的主要原因吗?

根据4个月前东方财富的一组数据表示,目前已披露董事长履历的A股上市公司董事长平均年龄为54.55岁。在出生年代分布上,90后董事长有56位,占比1.08%;80后408位,占比7.88%;70后1632位,占比31.54%;60后2584位,占49.93%;50后428位,占比8.27%。60后、70后占比81.47%,超8成A股董事长出生于60、70年代。

董事作为董事会中的成员,年轻董事较少,年龄普遍偏大。这也意味着在推行董事会数字化时,可能会为董事带来数字化使用障碍。无论是信息网络的普及,还是OA自动办公系统在企业工作中人所共知,董事会数字化能够提高工作效率,减少时间的花费。

按照董事会工作流程设计,符合董事的工作习惯

充分考虑到用户的使用体验,会前会后在功能操作上的简单,让许多没接触过数字化会议的企业在短时间的了解后也能迅速召开会议,从而保证企业业务的持续不间断。会前会后软件页面直观,会议室、决议、审阅室、跟进项目、文件库等主功能项目清晰明了。

  • 会议室

会议室中集中记录董事会未来或过往完整的会议信息,包含会议文件资料、会议文件批注、会议时间与参会人员,表决结果与投票意见等等。会议室页面右侧直观体现用户的会议日历排期,对于即将开始的会议,直接点击即可进入会议。

  • 决议室

董事可以在决议室处理董事会的日常决议,即在董事会会议之外对董事会中需决策的事项进行集中表决。管理员提前设置决议任务、上传背景文件后发布决议任务,董事的个人端即有显示。

董事履职数字化友好指南插图1
  • 审阅室

与决议室类似,董事在审阅室审批董事会日常文件、任务,管理员会预先上传需要审阅的文件并创建审阅任务。在审阅室中,董事可以完成审阅、审批、签署等三个状态下的审阅任务。

  • 跟进项目

跟进项目是会议前或会议中创建的督办任务,分为我的跟进项目或会议跟进项目。用户可以在此了解“与我有关”的跟进项目或会中发布的跟进项目的进度和完成状态。

  • 文件库

文件库是董事会文件的存储中心,作为董事会的信息中心,董事可以在此浏览工作人员最新上传的公司经营动态,会议文件和背景信息等等,确保董事会的文件都存储在一处,便于查找、浏览并保证安全。

  • 问卷调查

问卷调查栏会显示董事需要填写的调查问卷,可能是董事会议案征集、董事会评估、董事会人员提名、董事会考核、董事会意见反馈等多个场景都需要发布问卷调查董事会成员的想法和意见。

简单直观,不担心董事不会使用

1、操作简单、页面直观

会前会后操作页面直观,易操作,对于年龄稍大的高管/董事来说,操作起来也十分便捷。良好的阅读设计让每位参会者阅读起来非常方便,减轻高龄董事对数字化工具使用障碍,同时提供免费的培训服务,并随时回复用户的需求响应。

2、可以在任何设备上访问,账号信息实时同步

通过手机、平板、笔记本电脑使用会前会后,无论是日常履职还是参会,都不拘泥于使用设备。在会前会后中的操作,会实时保存至账号中,这可以让用户在个人的众多设备中随意切换。例如从手机查看文档并做注释,必要时从iPad上登录账号并继续刚才的操作,个人笔记在设备之间始终保持同步。同时,文件、审批任务和注释会自动在设备之间实时同步。

3、免费培训服务及24小时响应

会前会后的工作人员会为购买服务的企业提供免费的培训服务并发放用户手册,在有需要时为董事会成员和相关工作人员提供免费的培训服务,并随时回复用户的需求响应。

4、避免携带厚重的纸质文件资料

董事会成员可以在他们的设备上携带他们需要的所有文件来参加会议,不必翻阅厚重的纸张文件或文件包。在会前会后中,董事可以直接对他们有权访问的任何文档进行私密安全的批注和勾画。

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