无纸化会议系统:成功的关键

kevinxiao 发布于 2018-10-15

任何一个无纸化会议成功的最关键因素之一就是无纸化会议系统。正确传达信息并让接受方理解的能力将降低失败的可能性,并提高任何工作过程的效率和生产力。随着无纸化会议共同为组织做出重大决策,彼此之间的沟通应该集中在交付上。为了减少出错的空间,必须以直接和及时的方式传递清晰简洁的消息。再加上将公司最机密的信息保存在无纸化会议会议室的需要,一个安全的媒介变得更为重要。无纸化会议成员通常使用的熟悉而且免费的软件。电子邮件和即时消息确实提供了沟通的基本需求,但是不能使用户了解到可能的更新。Staffbase的通信专家Sina Kaye Lockley列举了电子邮件不利于内部通信的9个原因,总结了使用传统电子邮件的一些问题,并强调了其无法进行团队协作。议程管理制定会议议程需要高层管理人员和行政部门密切合作,以确保会议内容与讨论主题和企业的利益相一致。在电子邮件线程中来回回复会导致讨论信息在很大程度上丢失,发送和接收时间会延迟理想的通信流程。如果必须进行紧急更改,则邮件通知可能已经为时已晚。不同的缔约方彼此之间必须能够立即沟通,并确定议程的哪些部分需要注意。无纸化会议系统允许组织者在同一个平台上制定议程,允许他们在内容汇集时查看内容。在这里,他们可以迅速指出需要注意的领域,并通过在文档的特定部分放置注释来进行必要的改进。分发和准备电子邮件协议也被认为是不安全的。这使得在向无纸化会议成员分发文件时,企业的机密信息面临风险。Tessian的首席执行官Tim Sandler甚至写到2017年是如何成为电子邮件安全漏洞的一年。更不用说,考虑到会议议程中的内容数量和内容本身,由于其高度保密性,有时甚至不能选择将其附在电子邮件上。由于无纸化会议系统将所有工作转移到一个一站式平台,组织者可以在安全的环境中轻松地分发无纸化会议文档。议程和其他支持文件也保存在无纸化会议系统上,以便无纸化会议成员可以随时随地、离线或在线访问。考虑到他们繁忙的日程安排,这使他们能够在旅途中做好必要的准备。会后审查会议结束后,秘书将通过电子邮件将会议记录发送给与会者。董事也会在无纸化会议文件上做他们自己的笔记,但是访问这些笔记并不是那么方便,因为他们必须手动将这些笔记从一个董事发送到另一个董事。很可能是笔记和会议记录在一张单独的文件中,这会增加发送的混乱程度。一些决定也会在会议后作出,以便让无纸化会议成员有更多的时间审查文件并给予决策更多的思考。一旦做出决定,电子邮件作为批准或不批准投票的媒介可能不是进一步沟通的最佳环境。电子邮件的线状性质可能不够及时,无法讨论投票背后的原因或投票结果。为什么要切换到无纸化会议系统?会前会后的设计理念之一就是复制面对面协作的自然感觉,并将这种体验转移到一个方便但有效的解决方案中。无纸化会议系统应能够优化和协调无纸化会议参与的所有流程,如准备和分发文件、审查议程、做出会后决定以及维护无纸化会议内部的整体透明度和问责制。如果没有适当的沟通,无纸化会议的合作将处于危险之中,但在无纸化会议系统的帮助下,无纸化会议内外的效率和生产力都会得到有效的提高。

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